Загальні збори №15/Звіт Ревізійної комісії

Матеріал з Вікімедіа Україна
Перейти до навігації Перейти до пошуку

Загальні збори 2020: Реєстрація учасниківСтратегічна сесія (22 лютого)Звіт Організації (за 2019 рік)Звіт ПравлінняФінансовий звітЗвіт РККандидатури до Правління та РКФорма довіреностіМісце проведенняПорядок денний і регламентПроект змін до СтатутуПоложення про облік членівФотоetherpad: 23.02


Перевірка фінансової діяльності[ред.]

Для перевірки використовувались щомісячні банківські виписки, річний фінзвіт. Був створений електронний ключ, але ним не користувалися з технічних причин.

Активи Організації станом на 23 грудня 2018 року:

  • UAH 119900.00
  • USD 5000.00

Активи Організації станом на 31 грудня 2019 року:

  • UAH 9894.96
  • USD 115566.46

Надходження на рахунки Організації

  • UAH 9894.96 — благодійні та членські внески
  • EUR 580.00 — грант від «Вікімедіа Естонія» (приз переможцю Наукового конкурсу)
  • USD 118300.00 — надходження за грантом

Деталізація витрат за проектами (найбільшими) у грн:

За даними фінзвітів проектів
За інформацією фінменеджера (відсутні деталізації витрат у звітах проектів або такі не готувались)

Аналіз роботи Правління у 2019 році[ред.]

  • Рішення, що приймались Правлінням протягом 2019 року знаходились в компетенції Правління та не суперечили Статуту організації.
  • Було проведено конкурс на заміщення вакансії менеджера проектів (комунікаційного менеджера). Найкраща кандидатура Ольга Мілянович після випробувального терміну перейшла на волонтерську форму співпраці, друга в рейтингу, Єлизавета Чеховська, — активно працює над виконанням обов’язків, що загалом є позитивним моментом. Ревізійна комісія нагадує, що до обов'язків також входить підготовка інформації про проекти Організації для тематичних вісників англійською (GLAM, Education), у яких ВМУА не було представлено щонайменше протягом останнього року, і просить провести нагадувальну та пояснювальну роботу з менеджером, якщо така потрібна. Інформування про діяльність організації на міжнародному рівні руху, а також регулярне ознайомлення з проектами інших спільнот та організацій Ревізійна комісія вважає важливою.
  • Ревізійна комісія відзначає несвоєчасне та/або неповне представлення Місячних звітів організації щонайменше з моменту заповнення вакансії менеджера. Незавершеними є звіти за грудень 2019 року та січень 2020 року.
  • В результаті декількох успішних стратегічних сесій, було розроблено Стратегію організації на 3 роки, втім не всі завдання, заплановані до виконання членами організації на стратегіних сесіях, були виконані до оголошених термінів (Інструменти вирішення конфліктів, Чіткі критерії вибору проектів і відмови, Створення бази ідей та ін.).
  • Позачергові Загальні Збори, які проходили під час Вікіконференції, були оголошені в останній день строку, коли за Статутом це можна було зробити, і то, після нагадування від Ревізійної комісії. Ревізійна комісія рекомендує Правлінню дотримуватися термінів оголошення Загальних Зборів.
  • Позитивним моментом було призначення відповідального за облік членів організації, однак Правління не змогло уникнути появи недостатньо обґрунтованих або поспішних проектів рішень щодо позбавлення членства, а також не нагадало членам Організації про необхідність сплати членських внесків за поточний рік, як рекомендувала Ревізійна комісія минулого року.
  • Негативним моментом була відсутність звітів, які мають готуватися по завершенню проектів, в т.ч. з деталізацією витрат бюджетів. Ревізійна комісія рекомендує Правлінню, зокрема відповідальним за напрями якісніше контролювати цю роботу, включати деталізацію витрат не лише до звітів про конкурси, але й до звітів стипендіатів міжнародних заходів, регламентувати звітування за проектами загалом та/або готувати більш деталізований річний фінансовий звіт. Ревізійна комісія визнає, що могла оголосити цю проблему раніше і, зокрема, просити підготувати більш деталізований фінансовий звіт, а також українською мовою.
  • Ревізійна комісія відзначає високий рівень підготовки грантових заявок та звітів та просить також Правління додати до форми річного звіту організації для Загальних зборів або у звіт правління розділ з особистими оцінками відповідальних за напрями про їхні напрями (головні здобутки, недопрацювання, бачення майбутнього тощо).
  • Ревізійна комісія вітає проведення регулярних щотижневих голосових та/або текстових нарад Правління з менеджерами проєктів для кращого обміну інформацією про виконані проєкти/завдання та запланованого до виконання. На жаль, регулярні, щотижневі зустрічі з менеджерами припинилися у грудні місяці. Ревізійна комісія рекомендує поновити цю практику.
  • На думку Ревізійної комісії сервіс Trello не знайшов широкого застосування на практиці. Користь не відповідала витраченим на нього зусиллям та часу. Активність зацікавлених осіб виявилась занадто низькою.

Аналіз діяльності організації у 2019 році[ред.]

  • Ревізійна комісія нагадує про членів організації, які не сплачували членські внески протягом двох років поспіль (від 4 до 17, залежно від трактування пункту 4.7 статуту). Рекомендується винести їм останнє нагадування, а якщо і після нього вони не оплатять членські внески, виключити їх.
  • Було проведено на гідному рівні Вікіконференцію, яка стала найбільшою конференцією, яка відбулась не в Києві і другою найбільшою за всю історію Вікіконференцій в Україні.
  • Було розпочато новий формат взаємодії із засобами масової інформації у форматі “прес-сніданку”.
  • Було завершено створення Стратегії організації до 2022 року.
  • У 2019 році відбувся випадок, коли один з членів організації ненавмисно розкрив персональні дані іншого члена організації. Ревізійна комісія нагадує, що деяка інформація про членів організації, яка стає відомою в ході діяльності організації, є персональною і з нею потрібно поводитися обережно.
  • Підбиття підсумків конкурсу CEE Spring в 2019 році не було проведено вчасно. Визначення і нагородження переможців відбулося аж восени, тоді як конкурс проходив навесні. Ревізійна комісія вважає, що подібних зривів строків підбиття підсумків конкурсів не повинно бути.
  • Вікіконференція відбувалася одночасно із конференцією CEE Meeting 2019, що поставило деяких членів організації перед вибором: відвідати українську вікіконференцію або центральносхідноєвропейську. Хоча ще під час Загальних зборів, було прийняте до відома прохання голови зборів Kharkivian враховувати щільний графік заходів при визначенні місця та часу проведення Вікіконференції у 2019 році. Ревізійна комісія наполегливо рекомендує уникати збігів дат проведення українських вікімедійних конференцій і заходів із міжнародними.
  • Ревізійна комісія звертає увагу організації на проблему, яка залишається невирішеною і посилюється із часом: існування компаній, які незаконно використовують символіку та торгові марки Фонду Вікімедіа, здійснюють приховані редагування за гроші, що порушує правила вікіпроєктів, наносить значну шкоду репутації вікіпроєктів та нашої організації, і пропонує Правлінню звернутись до юристів фонду Вікімедіа за консультацією та порадами.
  • Ревізійна комісія відзначає поліпшення представлення Організації, її проектів та проектів Фонду Вікімедіа у засобах масової інформації. Та рекомендує використовувати більше візуального контенту та відео, яким можна привернути більше уваги аудиторії.
  • Спілкування в онлайн між членами організації свідчить, що існує різний рівень підготовки до проведення тренінгів та навчання основам редагування, а також різне бачення підходів до цієї роботи. Ревізійна комісія вважає, що це негативно впливає на залучення новачків та на імідж організації, і рекомендує виробити методику та сценарії проведення тренінгів, провести навчальні сесії для тренерів (своєрідну атестацію волонтерів).
  • Ревізійна комісія звертає увагу що в Статуті досі не прописаний механізм виходу з Правління та Ревізійної комісії. Члени цих органів, щоб їх покинути мають вийти з організації.

Моніторинг рекомендацій Ревізійних комісій та Загальних зборів попередніх років[ред.]

Ревізійна комісія констатує
  • що Правління не проконтролювало роботу ініціативної групи з розробки Правил етичної поведінки, яка утворилась на попередніх Загальних зборах згідно рекомендації Ревізійної комісії. Група не представила результати. Ревізійна комісія просить ініціативну групу нарешті зібратись та розробити Правила етичної поведінки.
  • що було не виконано доручення Правління (розділ 2.4.7 звіту) створення архіву розсилки Правління (Рішення Правління №13/2019 від 16 березня 2019). Відповідний запит до технічного комітету не дав результатів, в т.ч. не було повідомлено про причину невиконання. Запит було відправлено до архіву. Ревізійна комісія зазначає, що Правління повинно слідкувати за виконанням своїх рішень.
  • що протягом року не було усунуто неоднозначність трактування пункту 4.7 Статуту щодо того, що вважати «несплатою членських внесків більш ніж за один рік». Ревізійна комісія підтримує тлумачення надане у Проєкті положення про облік членів ВМУА, який представлено Загальним зборам (пункт 6.7. Член Організації, який не сплатив внески за поточний і принаймні один з попередніх років, може бути виключеним з Організації за рішенням Правління.).
  • що протягом року не було створено веб-гаманця Організації, пожертви на користь організації можуть здійснюватися лише банківським платежем з ручним заповненням реквізитів. Ревізійна комісія рекомендує Правлінню зробити запит до Технічного комітету, в разі відсутності реакції чи спроможностей, найняти підрядника для виправлення цієї проблеми.
  • що не прийнято регламент роботи Правління. Ревізійна комісія вчергове рекомендує Правлінню скласти та затвердити Регламент власної роботи.

Інвентаризація майна[ред.]

Акт інвентаризацію майна складено не було. Були частково виконані рекомендації Ревізійної комісії попередніх Загальних зборів. На прохання Ревізійної комісії Олена Музиченко клеїла номери, сфотографувала, уклала список майна Організації. Однак, Правління не призначило відповідального чи відповідальних за облік майна Організації. Ревізійна комісія рекомендує доручити офіс-менеджерці та/або бухгалтерці завершити підготовчу роботу для проведення інвентаризації (маркування/наклейка номерів, створення бази даних).

Загальні результати роботи Ревізійної комісії[ред.]

Члени Ревізійної комісії здійснювали протягом своєї каденції таку роботу:

  • висловлювали зауваження до проектів Рішень Правління у разі суперечностей;
  • брали участь у засіданнях Правління;
  • висловлювали рекомендації членам Правління та менеджерам Організації щодо поліпшення діяльності в окремих напрямках;
  • проводили загальний фінансовий моніторинг щодо економічної обґрунтованості витрат Організації.

Ревізійна комісія звертається до Загальних зборів:

  • затвердити Звіт Ревізійної комісії за період лютого 2019—лютого 2020 та визнати її роботу задовільною;
  • зобов'язати членів Ревізійної комісії наступної каденції за сприяння членів Ревізійної комісії поточної каденції завершити інвентаризацію майна Організації.