Посібник для членів Правління

Роль Правління

Зі Статуту: 5.19. Правління спрямовує діяльність Організації, згідно з ухвалами Загальних зборів членів, представляє організацію у зовнішніх відносинах, і несе відповідальність перед Загальними зборами. 5.28. До повноважень Правління належить: реалізація ухвал Загальних зборів; прийняття бюджету Організації; управління майном Організації; прийняття рішень про придбання або розпорядження рухомим і нерухомим майном; прийняття рішення про обсяг зобов'язань, що перевищують 5000 гривень; скликання Загальних зборів членів; рішення про прийом і виключення членів; звітування про свою роботу на Загальних зборах членів; прийняття правил і регламентів, передбачених в Статуті; керівництво діяльністю Організації між засіданнями Загальних зборів; зовнішнє представництво Організації; уповноваження із числа своїх членів особи, що подає документи для державної реєстрації Організації та реєстрації в податкових та інших органах, відкриває розрахункові та інші рахунки Організації.

Правління відповідає за виконання рішень (ухвал) Загальних зборів, прийняття бюджету Організації, управління майном (придбання, розпорядження). Правління виключає та приймає членів Організації, керує Організацією між засіданнями Загальних зборів, представляє Організацію. Правління звітується перед Загальними зборами.

Правління обирає з числа своїх членів голову Правління, одного чи кількох заступників голови Правління. Детальніше про ролі нижче.

Голова Правління

Обов'язки голови Правління (описані детально у Статуті п. 5.26):

• здійснює поточне керівництво діяльністю Організації;
• організовує виконання рішень Загальних зборів і звітує перед ними;
• діє від імені Організації без довіреності та представляє її інтереси у відносинах з іншими особами;
• має право підпису фінансових і банківських документів Організації, кошторисів доходів і видатків, звітів, листів та інших ділових документів, претензій, позовних заяв тощо;
• укладає від імені Організації письмові правочини;
• підписує прийняті Правлінням документи, видає довіреності;
• відкриває та закриває поточні, депозитні, інші рахунки в банківських та інших фінансових установах;
• приймає та звільняє з роботи штатних та позаштатних працівників Організації, застосовує до них заходи заохочення та накладає стягнення;
• здійснює інші дії, необхідні для діяльності Організації, не втручаючись при цьому до виключної компетенції Загальних зборів, Правління, Ревізійної комісії.

Секретар Правління (заступник)

Секретар Правління відповідає за:

• здійснення оплат у банку (другий підпис);
• публікацію проєктів рішень Правління на сайті Організації;
• публікацію рішень Правління на сайті Організації (а також їхню архівацію та підготовку до друку на папері);
• підписання рішень (другий підпис);
• повідомлення членів Організації про обговорення проектів рішень Правління, про публікацію прийнятих рішень тощо;
• інші завдання у межах повноважень.

Скарбник Правління (заступник)

Скарбник Правління відповідає за:

• перевірку платежів на відповідність грантовим угодам, рішенням Правління та законодавству України;
• підготовку річного та стратегічного бюджетів Організації, грантових бюджетів;
• підготовку річного та грантових звітів;
• комунікацію із грантовими менеджерами Фонду Вікімедіа та інших донорів;
• інші завдання у межах повноважень.

Відповідальні за напрями

Відповідальні за напрями повинні:

• стежити за виконанням планів (річних, грантових, стратегічних тощо);
• працювати із волонтерами та залученими до виконання планів;
• комунікувати Правлінню рішення та потреби організаційних комітетів (чи волонтерів), працівників та підрядників;
• готувати проекти рішень Правління за своїми проектами;
• нагадувати волонтерам, залученим до виконання проектів, працівникам та підрядникам про дедлайни щодо звітування;
• звертатися до Скарбника щодо оплат за своїми проектами;
• моніторити та контроювати виконання планів за своїми напрямками, звертатися до Скарбника за потреби внесення зміни до планів;
• інші завдання у межах повноважень.

Вибори до правління, кількість правлінців і адаптація нових членів правління

Загальні збори

Загальні збори (далі ЗЗ) — найвищий керівний орган Організації. У цих зборах беруть участь усі члени Організації, кожен з яких має голос, але тільки якщо на них присутні (особисто або за довіреністю) не менше половини членів Організації. ЗЗ вирішуються такі питання:

• прийняття змін до статуту Організації;
• визначення основних напрямів діяльності Організації, згідно з її метою, завданнями та попереднім обговоренням зі спільнотою;
• вибори Правління та Ревізійної комісії;
• заслуховування річних звітів Правління і Ревізійної комісії та прийняття відповідних рішень;
• визначення розмірів вступних і членських внесків;
• розпорядження майном Організації;
• припинення діяльності Організації або її реорганізація;
• інші винесені питання щодо діяльності Організації.

ЗЗ можуть бути черговими і позачерговими.

Чергові збори скликаються один раз на календарний рік.
Позачергові збори скликаються для вирішення термінових питань (і мають право приймати рішення тільки щодо них).

Проведення ЗЗ

Організацією чергових і позачергових ЗЗ займається правління, а саме — відповідальний за підтримку і розвиток спільноти. Воно має оголосити дату проведення ЗЗ за 2 тижні до самої події. Якщо цього не було зроблено, ревізійна комісія береться за організацію ЗЗ.

Підготовка

Поради: обов'язково перевірте, чи підписані нещодавно додані члени до розсилок: поштової і цієї сторінки. в цей період ревізійна комісія має нагадати про сплату членських внесків.

Найкращим часом для початку організації ЗЗ є період мінімум за 2 місяці перед планованими датами. Необхідно зробити таке:

1. Обрати дати проведення — за потреби, правління може оголосити дату ЗЗ без обговорення з членами, але краще робити так:
   • правління узгоджує можливі дати (згідно календарем подій Організації),
   • створити форму для вибору дати з можливих;
   • надіслати цю форму членам Організації:
     • написати листа на розсилку (wikimediaualists.wikimedia.org)
     • написати на сторінку обговорення користувачів-членів Організації (список СО членів організації + інструмент для масового надсилання повідомлень).
   • підбити підсумки і подати проект рішення правління про дату та місце проведення ЗЗ.
2. Регламент ЗЗ
   • розробити і затвердити чернетку регламенту ЗЗ проектом рішення правління;
3. Оголосити дату і відкрити реєстрацію
   • створити сторінку для реєстрації членів Організації на сайті;
   • надіслати повідомлення членам Організації про місце, час проведення та порядок денний Загальних зборів (якщо вже є на той момент);
   • зробити реєстраційну форму для ЗЗ;
   • надіслати реєстраційну форму членам Організації, які зареєструвалися на ЗЗ.
4. Довіреності
   • у повідомленні членам Організації про скликання Загальних зборів та їх порядок денний нагадати про можливість надання довіреності у разі, якщо член Організації з різних причин не може бути присутнім на них особисто.
   • за 7 днів до Загальних зборів завершити прийом довіреностей
   • підготувати список реєстрації на Загальні збори, у якому вказати осіб, яким надано довіреності.

Перебіг Загальних зборів

1. Перед початком Загальних зборів
   • зареєструвати членів Організації для участі загальних зборів (підписи на 3-х екземплярах листа реєстрації);
   • видати мандати для голосування на Загальних зборах членам Організації;
   • особа відповідальна за реєстрації за 5 хвилин до початку Загальних зборів має надати інформацію про кількість присутніх членів (за підписами у листі реєстрації);
2. Початок Загальних зборів:
   • обрати мандатно-лічильну комісію для підрахунку результатів голосувань у складі 3-х осіб (пакетне або рейтингове відкрите голосування). Перелік осіб та результати Голосування заносяться до протоколу;
   • мандатно-лічильна комісія починає свою роботу;
   • мандатно-лічильна комісія оголошує кількість зареєстрованих членів Організації на Загальних зборах та оголошує правовочними чи не правомочними загальні збори (необхідна реєстрація 50%+1 голос від кількості членів Організації);;
   • мандатно-лічильна комісія оголошує кількість голосів для набуття рішення Загальних зборів чинності (більшість голосів для звичайних рішень, у т.ч. обрання Керівних органів) та (3/4 від кількості присутніх для змін у Статуті);
   • обрати Президію Загальних зборів у складі 3-х осіб (пакетне або рейтингове відкрите голосування). Перелік осіб та результати Голосування заносяться до протоколу;
   • особи, обрані до Президії Загальних зборів сідають на місця Президії. Президія починає свою роботу.
   • Особи, обрані до Президії Загальних зборів розподіляють між собою ролі Голови, заступника Голови та секретаря Загальних зборів та оголошує про своє рішення Загальним зборам. Це рішення Президії заноситься до Протоколу;
   • Голова або заступник голови веде Загальні збори;
   • затвердження порядку денного та регламенту Загальними зборами. У разі, якщо до проекту порядку денного та регламенту у членів Організації є зауваження та пропозиції, то проект порядку денного та регламенту затверджується із уточненнями або, на вимогу членів Організації, кожна пропозиція до порядку денного та регламенту голосується окремо і після цього затверджується остаточна редакція порядку денного та регламенту Загальних зборів;

Протокол Загальних зборів

Для того, щоб зекономити час, потрібно мати готовим одразу текстовий документ (краще гуглодок) із попередніх Загальних зборів (бажано передбачити там новий порядок денний — Загальні збори мають затвердити порядок денний, який пропонувало Правління і можуть внести зміни, але частина пунктів усе одно є обов'язкова для виконання). Потрібно подбати, щоб у приміщенні, де будуть проводитися Загальні збори, був принтер та папір. Також варто забезпечити аудіозапис засідання, щоб Президія мала можливість перевірити свої записи із ним.

По завершенні Загальних зборів важливо проконтролювати, щоб Президія підписала три примірники протоколу та список учасників. Потрібно передбачити наявність печатки, а також голки, ниток, клею, щоб одразу прошити протокол та список учасників.

Голова Президії Загальних зборів має написати листа на розсилку членів Організації із повідомленням про новообраний склад Правління та РК.

Керівник Організації має самостійно (або видати довіреність на це) занести Протокол до відповідних державних органів. Нижче розписано детальніше.

Перше засідання (рішення) новообраного Правління

Новообраному Правлінню необхідно максимально швидко вибрати голову, секретаря та скарбника (Рішення Правління №54/2018 від 26 грудня 2018), адже саме їм доведеться оновлювати інформацію у державних органах, банківських установах тощо.

Голова Правління має отримати доступ до мейлу chairwikimedia.org.ua, або домовитися про прийнятний термін передачі доступу до нього (до 2-х тижнів).

Скарбник має отримати доступ до мейлу treasurerwikimedia.org.ua, або домовитися про прийнятний термін передачі доступу до нього (до 2-х тижнів).

Секретар має отримати доступ до мейлу secretarywikimedia.org.ua, або домовитися про прийнятний термін передачі доступу до нього (до 2-х тижнів).

Голова Правління (із мейлу chair) має написати мейл із представленням результатів Загальних зборів та визначенням ролей у Правлінні на wikimedia-l, де трохи розписати про нових членів Правління та подякувати тим, які вже не у Правлінні.

Внесення змін до Статуту

У разі внесення змін до установчого документа він викладається в новій редакції та повинен відповідати вимогам чинного законодавства, зокрема статті 11 Закону України «Про громадські об’єднання», а саме:

Статут громадського об'єднання має містити відомості про:

• найменування громадського об'єднання та за наявності - скорочене найменування;
• мету (цілі) та напрями його діяльності;
• порядок набуття і припинення членства (участі) у громадському об'єднанні, права та обов'язки його членів (учасників);
• повноваження керівника, вищого органу управління, інших органів управління (далі – керівні органи) громадського об'єднання, порядок їх формування та зміни складу, термін повноважень, а також порядок визначення особи, уповноваженої представляти громадське об'єднання, та її заміни (для громадських об'єднань, що не мають статусу юридичної особи);
• періодичність засідань і процедуру прийняття рішень керівними органами громадського об'єднання, у тому числі шляхом використання засобів зв'язку;
• порядок звітування керівних органів громадського об'єднання перед його членами (учасниками);
• порядок оскарження рішень, дій, бездіяльності керівних органів громадського об'єднання та розгляду скарг;
• джерела надходження і порядок використання коштів та іншого майна громадського об'єднання;
• порядок створення, діяльності та припинення діяльності відокремлених підрозділів громадського об'єднання (у разі їх створення громадським об'єднанням, яке має намір здійснювати діяльність зі статусом юридичної особи);
• порядок внесення змін до статуту;
• порядок прийняття рішення щодо саморозпуску або реорганізації громадського об'єднання, а також щодо використання його коштів та іншого майна, що залишилися після саморозпуску, - для громадського об'єднання, яке має намір здійснювати діяльність зі статусом юридичної особи.

У статуті громадського об'єднання можуть бути передбачені додаткові положення щодо утворення, діяльності і саморозпуску чи реорганізації громадського об'єднання, що не суперечать закону.

Для того щоб статут набув чинності не лише для членів організації необхідно щоб зміни до нього були зареєстровані.

Статтею 17 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 № 755-IV, в новій редакції, визначено, що для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу - громадське об'єднання (громадську організацію, спілку), що містяться в Єдиному державному реєстр, подаються такі документи:

• заява про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі;
• примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про зміни, що вносяться до Єдиного державного реєстру;
• реєстр осіб (громадян), які брали участь в засіданні уповноваженого органу управління юридичної особи, - у разі внесення змін до відомостей про громадські об’єднання, політичні партії;
• документ, що підтверджує правомочність прийняття рішення відповідно до статуту громадського формування про внесення змін до Єдиного державного реєстру, - у разі державної реєстрації змін до відомостей про громадське формування;
• документ про сплату адміністративного збору - у випадках, передбачених статтею 36 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань»;
• установчий документ юридичної особи в новій редакції - у разі внесення змін, що містяться в установчому документі.

Зміни що вносяться, відповідно до рішення уповноваженого органу управління юридичної особи, повідомляються реєстраційному органу протягом 60 днів з дня його прийняття.

За державну реєстрацію змін до відомостей про громадське об’єднання справляється адміністративний збір у розмірі 0,1 мінімальної заробітної плати (160 грн.). Адміністративний збір не справляється за державну реєстрацію змін до установчих документів, пов’язаних з приведенням їх у відповідність із законами України у строк, визначений цими законами.

Строк розгляду документів три робочі дні з дати подання документів для державної реєстрації.

Примірні зразки документів можна знайти на нашому сайті в категорії «Управління державної реєстрації», у вкладці «форми та зразки документів».

Зміна керівника Організації

Зміна складу керівних органів потребує: — заява (довільної форми, з орієнтовним текстом – повідомляємо, що відповідно до рішення загальних зборів членів ГО «…», внесені зміни в склад керівних органів. Головою (заступником, секретарем, членом Ради) замість вибулого за власною заявою Іванова Івана Івановича обрано Петрова Петра Петровича. Просимо внести відповідні зміни до Реєстру громадських об’єднань та Єдиного державного реєстру), підписана керівником (новим керівником); — заповнена реєстраційна картка для внесення змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в ЄДР, підписана керівником (новим керівником); — оригінал (засвідчений печаткою ГО), або нотаріально засвідчена копія Протоколу загальних зборів про звільнення та призначення осіб. В Протоколі обов’язково має бути вказана дата і місце проведення зборів, реєстр членів ГО, які брали участь у зборах, з вказанням їх прізвища, імені, по батькові, дати народження, з їх особистим підписом. Також обов’язково має бути визначена людина, яка представлятиме ГО при проведенні реєстраційної дії (новий керівник). Можна використати (із відповідними змінами) Протокол установчих зборів; — оригінал (засвідчений печаткою ГО), або нотаріально засвідчена копія протоколу засідання керівного органу (Ради або іншого виконавчого органу ГО згідно Статуту), на якому було прийнято рішення про скликання загальних зборів; — відомості про керівні органи, підписана керівником (новим керівником).

Загальні відомості

Перевірити реєстраційні відомості можна тут:

• Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань
• Реєстр громадських об'єднань

Сьогодні документи на державну реєстрацію громадських організацій зі статусом юридичної особи Ви можете подати до:

• головних територіальних управлінь юстиції за місцем знаходження організації,
• місцевих центрів надання адміністративних послуг,
• місцевих центрів з надання безоплатної вторинної правової допомоги.

Здійснити подачу документів можна:

• особисто або через уповноваженого представника (подається примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) документа, що засвідчує його повноваження);
• поштою (справжність підпису заявника повинна бути нотаріально засвідчена).

Форми для подання змін містяться тут.

Засідання правління і календар подій

Рішення Правління

Проекти рішень Правління переважно обговорюються та голосуються на сайті публічно на сторінці Проекти рішень Правління.

Є питання, які потребують рішення Правління, а є такі, що не потребують. Не потребують затвердження Правлінням проекти, які вже затверджені у напрямках роботи на рік: наприклад, оргкомітет конкурсу статей, який відбудеться один раз (достатньо погодження відповідальним правлінцем), чи мікрогранти (розглядаються і затверджуються комітетом мікрогрантів) тощо. Потребують затвердження Правлінням речі, які по часу виходять за межі його каденції: правила і політики організації, багаторічні оргкомітети (на зразок рішення про оргком ВЛП) тощо. Також затвердження Правлінням потребують ті рішення, які з якихось причин не можуть бути затверджені відповідальним правлінцем (уявімо, що прохання про стипендію на захід подає волонтер, який одночасно є відповідальним правлінцем за напрямок розвитку спільноти, в тому числі стипендії; відповідальний за напрямок правлінець не може затвердити стипендію сам собі, а голова Правління може одноосібно схвалити витрати лише до 1500 грн; якщо сума більша, то має бути рішення Правління).

Голосування на сайті відбувається через підписи у відповідному розділі. Від моменту подання проекту рішення до голосування за замовчуванням дається 48 годин на обговорення — це робиться для того, щоб можна було ставити запитання й голосувати на основі отриманих відповідей, і щоб не виникала потреба змінювати свій голос у процесі голосування під впливом нової інформації. Обійтися без 48 годин можна, якщо обговорювати немає чого чи обговорення відбулося раніше, чи рішення має бути прийняте терміново.

Якщо виявили помилку і ця помилка є очевидна (наприклад, помилка у даті події наступного року), то можна внести зміни до тексту самого проекту, перепідписатися (щоб була нова дата/час біля голосу) і написати на сторінки обговорень тим правлінцям, які вже встигли підписатися з неправильною датою, щоб вони теж перепідписалися. Якщо помилка не є очевидна, потрібно зазначити виявлену помилку в обговоренні і написати інших правлінцям, щоб вони уточнили формулювання чи свою позицію. Якщо помилку виявили в уже опублікованому рішенні — потрібно вносити проект рішення про внесення змін до опублікованого рішення (наприклад, Рішення Правління №50/2017 від 26 жовтня 2017).

Публікацією рішення є перенесення формулювання і голосів на окрему сторінку. Зазвичай це робить секретар Правління.

Засідання Правління

Засідання Правління є переважно відкритими, але на прохання будь-якого члена Правління голосування з певного питання може бути таємним. Ухвали і рішення Правління приймаються шляхом відкритого голосування простою більшістю голосів при наявності не менше половини від загального числа членів Правління. Повинен вестися протокол засідання Правління. Питання до засідання публікуються на цій сторінці: Запити і пропозиції до Правління. Порядок денний засідання формується на сторінці: Порядки денні Правління. Обговорення та голосування за проекти рішень відбувається тут: Проекти рішень Правління. Прийняті рішення Правління публікуються тут: Рішення Правління (список) і архівуються тут: Вікімедіа:Архів проектів рішень Правління.

Оголошення про відкрите засідання Правління має надсилатися на розсилку членів Організації.

Регламент роботи Правління

Такого документа ще не прийнято, існує проект: Проект регламенту роботи Правління. Відповідно станом на зараз є тільки «практика, яка склалася». Отже, не можна стверджувати, що порушення терміну з обговорення проекту рішення Правління (зараз 48 годин) є дійсно порушенням: не існує документа, який би стверджував, що саме 48 годин проект має обговорюватися.

Прийняття нових членів Організації

Заява від нового члена Організації надходить на розсилку Правління. Після цього заяву виноситься на Публічне обговорення заяв на вступ. Після обговорення виноситься проект рішення Правління. Рішення про вступ набуває чинності після сплати вступних внесків (наприклад, Рішення Правління №42/2018 від 30 листопада 2018). Після публікації прийнятого рішення потрібно повідомити заявника про результат листом. У випадку, якщо результат позитивний, лист може бути таким:

Вітаю! Опубліковане Рішення Правління щодо Вашого членства: Рішення Правління №42/2018 від 30 листопада 2018. Воно набуде чинності після сплати членського внеску. Ревізити вказані тут: Підтримайте нас. Мінімальна сума: 50 грн. Прохання відправити скан чи фото платіжки на розсилку boardwikimedia.org.ua.

Після зарахування коштів на рахунок Організації інформацію про членів Організації потрібно оновити тут: Члени організації та для масової розсилки тут: Члени організації/Розсилка. Детально про це розписано тут: Вступ до організації.

Також нових членів Організації потрібно підписати на wikimedia-ua-announcelists.wikimedia.org (відкрита анонсова розсилка із відкритим архівом) та WikimediaUAlists.wikimedia.org (внутрішня розсилка членів Організації).

Витрати членів правління та політика подорожей

За законодавством України можна компенсовувати витрати членів Правління на відрядження (проживання та проїзд). Вікімедіа Україна зазвичай не оплачує витрати заздалегідь: витрати компенсовуються після повернення з відрядження. Для оформлення відрядження до 1500 грн достатньо дозволу голови Правління (як керівника). Для оформлення відрядження на більшу суму потрібно: 1) прийняти рішення Правління; 2) рішення відповідального за напрям чи організаційного комітету (які відповідають за певний бюджет). Для оформлення відрядження потрібно:

1. рішення Правління про делегування на захід (Рішення Правління №39/2018 від 11 листопада 2018);
2. написати звіт про відвіданий захід (Affiliate Chairpersons meeting (Prague 2018));
3. здати оригінали проїзних документів та документів на проживання (при відрядженні за межі України також можна включити витрати на страхування), посадкові талони, відмітки у паспорті про перетин кордону тощо. Якщо витрати здійснювалися з картки, то потрібна виписка з цієї картки;
4. електронні копії документів потрібно надіслати на financewikimedia.org.ua;
5. винести проект рішення Правління про затвердження звіту та відповісти на запитання в обговоренні (Рішення Правління №51/2018 від 17 грудня 2018).

Вікімедіа Україна не компенсовує витрати на квитки бізнес-класу (для літаків), першим класом або класом люкс/СВ (для поїздів). У випадку поєднання відрядження у справах та відпочинку, витрати, які збільшують вартість подорожі через таке поєднання, не можуть бути компенсовані Організацією.