Affiliate Chairpersons meeting (Prague 2018)

Матеріал з Вікімедіа Україна
Перейти до навігації Перейти до пошуку
Групове фото

Зустріч голів Правління відбулася 24 та 25 листопада 2018 в Празі (Чехія). Від Вікімедіа Україна було делеговано користувачку JTs. Також, на заході була присутня користувачка antanana (представниця фонду Вікімедіа).

Перший день[ред.]

Конрад розповідає про лідерство

Модератором був Koenraad Van Brabant. Головним питанням було як бути ефективним головою для свого правління?

Ефективне та відповідальне правління. Лідерство та співучасть[ред.]

Індикатори ефективного правління:

  • Залучені люди
  • Лідерство
  • Самооцінка
  • Правильне управління часом
  • Не докопуються до деталей
  • Спільне розуміння стратегічного плану
  • Прийняті рішення є раціональними і не без причин
  • Взяття відповідальності за прийняті рішення
  • Рішення не завжди одностайні
  • Інклюзивність — почуті різні думки

Обов'язки правління

  • Визначення стратегічного напряму
  • Встановлення річних цілей
  • Дотримання законодавчих вимог
  • Фінансова життєздатність
  • Займатись HR і контролювати працівників (в т.ч призначати та звільняти)
  • Забезпечити професійний розвиток працівників
  • Підвищувати амбіції організації на наступний рівень
  • Управління репутацією і ризиками
  • Створення впевненого середовища у правління
  • Лобіювання вільних знань через державні установи
  • Інші види співпраці
  • Забезпечити різноманітність у правлінні та у спільноті
  • Визначення політик
  • Підписання угод з іншими організаціями
  • Підготовка майбутніх правлінців і передача справ (onboarding & unboarding)
  • Відповідальність перед один одним

Відповідальність. Правління несе відповідальність перед:

  • Членами організації і спільноти
  • Державою — дотримання національних законів, подача фінансових та щорічних звітів до урядових установ і т.п.
  • Заінтересованими сторонами (стейкхолдерами) і волонтерами
  • Фінансовими установами
  • WMF
  • Донорами грошей

Досвід самоаналізу

  • Польща: Скрам-дошки через Trello для правління і працівників, на яких відмічається, що вийшло чи не вийшло
  • Нідерланди:
    • Розгляд питання різноманітності
    • Опитування для визначення думки спільноти щодо роботи чаптеру
  • Норвегія:
    • Щорічний огляд процесів правління і виконавчого директора (ED)
    • Щорічна розмова голови правління і ED
  • Австрія:
    • Опитування спільноти
    • 360-градусний відгук для працівників (3 прості питання:
      • Що працівник робить добре?
      • Що він може покращити в своїй роботі?
      • Яку одну пораду він міг би відразу реалізувати?

Про вміння публічно говорити[ред.]

Конрад також розповідав про важливість володіння ораторським мистецтвом і вміння розповідати цікаво. Деякі поради: звертайтеся до публіки, коли говорите; розпочніть з невеликої історії, додавши гумору і легкості; не забувайте про зоровий контакт; просторові налаштування — позиціюйте себе правильно. Хорошим джерелом знань з цієї теми є книга від власника TED Conferences The Official TED Guide to Public Speaking Кріса Андерсона.

Внутрішнє лідерство[ред.]

Chairpersons retreat - Nov 2018 3.jpg

Лідер — людина, що може задати хороше питання по суті. Задавання правильних питань є надзвичайно корисним інструментом.

Функціонального опису посади недостатньо. Рекомендоване визначення ролей за тестом Belbin Team Inventory:

Ролі, орієнтовані на мислення (і вирішення проблем)
  • Генератор ідей/Plant: інновації і ролі, воліє працювати наодинці
  • Оцінювач-контролер/Monitor Evaluator: відділяє хороші ідеї від поганих
  • Спеціаліст/Specialists: навички в певній роботі
Ролі, орієнтовані на дії
  • Підприємець/Shaper: дотримується норм, бере лід, мотивує команду
  • Імплементатор/Implementer: виконавці ідей від Генераторів
  • Завершувач/Completer Finisher: Завершує завдання, виправляє, додає деталі
Ролі, орієнтовані на людей
  • Координатор/Coordinator: лідери команди від природи
  • Людина команди/Team Worker: дипломат, примає команду разом
  • Дослідники Ресурсів/Resource Investigator: знаходить зовнішні ресурси

Причини погано функціонучої команди:

  • різні очікуванні і цілі
  • дефіцит часу (примарні правлінці і члени організації)
  • непорозуміння щодо ролей
  • дефіцит готовність до компромісу
  • дефіцит можливостей
  • дефіцит зобов'язання
  • дефіцит appreciation
  • непорозуміння через дефіцит комунікацій чи їх неадекватну природу
  • небажання слухати
  • неповага до конфіденційності.

5 найпоширеніших токсинів у відносинах:

Критика Як сказати зауважити людині про її неправоту? Якою має бути критика, щоби людина отримала з цього користь?

  • Чесна
  • Ввічлива
  • Завершена (без недосказаності)
  • Орієнтована на певну проблему або конкретну поведінку
  • Конструктивна і з пропозиціями щодо вдосконалення
  • В правильний час
  • Містить і позитивне
  • З поясненням потреби, мотивувальна

Часті помилки при наданні критики

  1. Судить людей, а не дії
  2. Занадто нечітка
  3. Перебільшена узагальненням
  4. Аналізує мотиви поведінки
  5. Занадто довга
  6. Містить недоречний гумор
  7. Є питанням, а не твердженням

Другий день[ред.]

Функціональне врядування[ред.]

Ненасильницьке спілкування

  • Слухати (глибоко і з емпатією; лідер, що задає питання / відповіді, а не реакції)
  • Давати критику (емоційний інтелект)

Командний протокол конфліктів

  • Коли виникає конфлікт, яку поведінку ви хочете моделювати?
  • Як тримати себе відповідальними щодо робочої домовленості?

Командне зобов'язання один одному

  • Як ми хочемо працювати разом?
  • Які у нас очікування щодо один одного?

Це може бути певна збірка зобов'язань, яка міститиме правила поведінки і встановлюватиме допустимі межі для комфортної атмосфери співпраці.

Про невдачі[ред.]

Що таке невдача? Це несподівані результати від нас, їх чи форс-мажору ... Чи фіксуємо ми невдачі? Хто і як розпізнає невдачі? Невдача - це матеріалізація ризику. Чи налаштований процес лессенс-льорнд з них? Як ми передаємо ці знання? Працівники мають повідомляти правління про невдачі. Приклади невдач:

  1. Проблеми найму. Правління повинне проводити інтерв'ю людей, що звільняються, аби розуміти причину. WMF і WMIT це роблять.
  2. Визначення пріоритетів, особливо, якщо ваше фінансування є зовнішнім (коли треба робити, що донор хоче).
  3. Проблеми з утвердженням стратегічного плану. Рішення: створити робочу групу поза правлінням.
  4. Не визнання можливостей збудувати більший чаптер, залишаючись в зоні комфорту, підхід "зроби це сам". Але можна зробити набагато більше, ставши зрілою організацією (і це не про роки).
  5. Відносини між правлінням і виконавчим директором: фіксуйте чіткі цілі, створюйте план роботи і її критерії оцінювання. Правління має бути в курсі, що ED і працівники роблять. Встановіть правильні очікування, цілі, політики і ретельно слідкуйте за їх виконанням.

Вчіться на помилках. Помиляйтесь швидко, вчіться швидко, рухайтесь вперед швидко. Джерело: John C. Maxwell. "Failing Forward: Turning Mistakes Into Stepping Stones for Success". 

Тренінг для нових правлінців (2019)[ред.]

Тім і Франс планують провести дводенний тренінг для правлінців 1-2 квітня 2019 року в Берліні. Він буде після конференції Wikimedia Summit. Цільова аудиторія — нещодавно обрані члени правління. Представлена перша чернетка програми + порівняння з тренінгами, що проводились раніше. Було погоджено, що оплата в розмірі 150€ є прийнятною. Орієнтовно, це буде одна людина від організації. Запрошення надішлють в грудні.

Вирішення конфліктів між чаптерами[ред.]

Філіп запропонував створити групу, що буде діяти як посередник між конфліктними організаціями. Конрад зауважив, що для цього є такі ролі:

  • Арбітр — повинен мати повноваженнями
  • Посередник — протагоніст, що керує процесом
  • Фасилітатор — не зацікавлена у підсумках людина, що не представляє інтереси жодної з груп-учасників і не бере участі в обговоренні, але контролює комунікацію організацій.

Але обидві сторони конфлікту мають бажати його вирішення. Було вирішено сформувати невелику робочу групу.

Корисні посилання[ред.]

Про командні ролі
Про токсичні відносини
Про критику