Загальні збори №16/Тимчасовий порядок
Загальні збори 2021: Повідомлення • Тимчасовий порядок • Реєстрація учасників • Звіт Організації (за 2020 рік) • Звіт Правління • Фінансовий звіт • Звіт РК • Кандидатури до Правління та РК • Форма довіреності • Порядок денний і регламент (пропозиції) • Рішення • Протокол • Посібник з таємного голосування
«Затверджений» Рішенням Правлінням ГО «ВІКІМЕДІА УКРАЇНА» №3/2021 від «13» лютого 2021 року
ТИМЧАСОВИЙ ПОРЯДОК скликання та проведення Загальних зборів членів ГРОМАДСЬКОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ «ВІКІМЕДІА УКРАЇНА» в умовах карантину, який введений з метою запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2
[ред.]1.Загальні положення:
1.1. Цей порядок встановлює особливості проведення Загальних зборів (чергових/позачергових) членів ГРОМАДСЬКОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ «ВІКІМЕДІА УКРАЇНА» (надалі — Організації) в умовах запровадження обмежувальних протиепідемічних заходів з метою запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2 відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України «Про встановлення карантину та запровадження обмежувальних протиепідемічних заходів з метою запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» № 1236 від 09 грудня 2020 р. (зі змінами), а також основні вимоги до організації проведення Загальних зборів та затвердження їх результатів.
1.2. Цей Порядок є механізмом реалізації законних прав членів Громадської організації, що враховує їх законні інтереси, права та обов'язки на період карантину.
1.3. Загальні збори Громадської організації на період карантину проводяться в онлайн-режимі (відеоконференція в режимі реального часу через інтернет) з будь-яких питань, які відносяться до компетенції Загальних зборів Громадської організації
2. Порядок скликання Загальних зборів та підготовка до їх проведення:
2.1. Рішення про скликання Загальних зборів та проведення їх в онлайн-режимі приймається Правлінням Громадської організації та доводиться до відома всіх членів Громадської організації не пізніш як за 14 (чотирнадцять) днів до запланованої дати їх проведення із зазначенням інформації про місце, час проведення та порядку доступу до трансляції відеоконференції Загальних зборів.
2.2. Рішення про скликання Загальних зборів розміщується на офіційному веб-сайті Громадської організації з одночасним направленням цієї інформації з супровідними документами на офіційну електронну адресу кожного члена Громадської організації.
2.3. Протягом 10 робочих днів після оприлюднення рішення про скликання Загальних зборів, кожен член Громадської організації зобов'язаний з метою формування списку осіб, що братимуть участь у засіданні, надіслати на електронну пошту Правління Організації ( board
wikimedia.org.ua ) інформацію про актуальний контактний номер телефону та/або адресу електронної пошти. Бажано, щоб електронна пошта, пов'язана із обліковим записом члена Організації (надалі — вікіпошта), була актуальна, і у налаштуваннях там була ввімкнена можливість надсилати на неї листи через офіційний веб-сайт Організації.
3. Порядок проведення Загальних зборів:
3.1. Загальні збори членів Громадської організації не можуть розпочатися раніше, ніж зазначено у повідомленні про проведення Загальних зборів.
3.2. Використовувані при проведенні Загальних зборах в онлайн-режимі технічні засоби і технології мають забезпечувати належну якість зображення та звуку. Членам, які зареєструються на участь у Загальних зборах в онлайн-режимі, має бути забезпечена можливість чути та бачити хід засідання Загальних зборів, ставити запитання і отримувати відповіді, надавати коментарі, здійснювати безперешкодне голосування та реалізовувати їх права, передбачені Законом України «Про громадські об'єднання» та Статутом Громадської організації.
3.3. Хід і результати Загальних зборів в онлайн-режимі обов'язково фіксуватися технічними засобами, відповідні записи яких додаються до протоколу Загальних зборів (є невід'ємною його частиною).
3.4. У разі виникнення технічних проблем, що унеможливлюють проведення Загальних зборів в онлайн-режимі, оголошується перерва з метою їх усунення та відновлення роботи.
3.5. Кожен член перед реєстрацією зобов'язаний здійснити перевірку налаштування зв'язку (зображення та звуку) у порядку, визначеному у повідомленні про проведення Загальних зборів.
3.6. Реєстрація членів (їх представників) для участі в Загальних зборах здійснюється Реєстраційною комісією в кількості 3 (трьох) осіб, яка призначається Правлінням під час прийняття рішення про скликання Загальних зборів.
Перелік членів, які зареєструвалися для участі у Загальних зборах, підписується всіма членами Реєстраційної комісії. Член, який не зареєструвався, не має права брати участь у Загальних зборах.
Реєстраційна комісія має право відмовити в реєстрації члену (його представнику) лише в разі не пред'явлення членом (його представником) на вимогу відповідального члена Правління документів, які ідентифікують особу члена (його представника), а в разі участі представника члена — також документів, що підтверджують повноваження представника на участь у Загальних зборах членів Громадської організації.
3.7. Член Громадської організації вважається присутнім онлайн на Загальних зборах після підтвердження Реєстраційною комісією його особи шляхом ідентифікації та верифікації з використанням засобів відеозв'язку. Після закінчення реєстрації членів Громадської організації, перелік всіх членів, що зареєструвалися, опубліковується у чаті під час відеоконференції.
Реєстраційна комісія здійснює оголошення відомостей щодо кількості членів Організації, які зареєструвалися, перед початком Загальних зборів та передає Реєстраційний список з відомостями Голові правління Організації.
3.8. Загальні збори в онлайн-режимі вважаються повноважними, якщо в них бере участь більше половини членів Громадської організації.
Наявність кворуму Загальних зборів визначається Реєстраційною комісією на момент закінчення реєстрації членів для участі в Загальних зборах.
3.9. Члени Громадської організації, які беруть участь у Загальних зборах з використанням засобів відеозв'язку в режимі реального часу повинні забезпечити безперебійний аудіозв'язок.
Під час реєстрації, виступів та голосування кожен член має забезпечити відеозв'язок. Якщо ж працювати з відеокамерою не є можливо з технічних причин, голова Тимчасової лічильної комісії /Президії надсилає на вікіпошту індивідуальний код, і член Організації перед початком голосування зачитує його вголос для верифікації особи.
3.10. У разі неможливості, після оголошення Загальних зборів відкритими, прийняття безперервної участі на Загальних зборах (або продовження участі) членом Громадської організації, який бере участь у Загальних зборах, виключно, з технічних причин (втрата зв'язку, перебої у зв'язку, вихід з ладу техніки під час засідання тощо) – такий член Громадської організації, після повідомлення Голові правління/Президії про неможливість забезпечити участь шляхом відео та аудіозв'язку, продовжує приймати участь у голосуванні з питань порядку денного через текстові повідомлення (SMS, Telegram або Viber), які надсилаються таким членом на тел.: +380673437434.
3.11. При проведенні засідання Загальних зборів з використанням засобів зв'язку кожен член Громадської організації мають однакове право голосу незалежно від місця голосування онлайн.
3.12. Відкриває Загальні збори Голова Правління Громадської організації (у разі його відсутності — заступник) після закінчення реєстрації членів для участі в Загальних зборах та повідомлення Реєстраційною комісією про наявність кворуму Загальних зборів.
3.13. До обрання лічильно-мандатної комісії фіксацію результатів голосування та підрахунок голосів на Загальних зборах здійснює Тимчасова лічильна комісія, призначена рішенням Правління.
4. Порядок голосування:
4.1. Рішення Загальних зборів членів Громадської організації з питання, винесеного на голосування, приймається простою більшістю голосів членів, які зареєструвалися для участі в Загальних зборах.
4.2. До обрання президії Загальних зборів Громадської організації питання порядку денного на обговорення оголошує Голова Правління Громадської організації (у разі його відсутності — заступник).
Після обрання президії Загальних зборів, питання порядку денного на обговорення оголошує Голова президії Загальних зборів.
Обговорення з будь-якого питання порядку денного здійснюватися в обмежених часових рамках, відповідно до регламенту Загальних зборів.
Щоразу під час виступу член, якому надали слово для виступу, оголошує своє прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) для уникнення двозначностей при протоколюванні.
4.3. Після обговорення питання порядку денного, Голова Правління Громадської організації (у разі його відсутності - заступник) (до обрання Президії Загальних зборів Громадської організації)/Голова президії Загальних зборів оголошує проект рішення з питання порядку денного, яке виноситься на голосування.
Після закінчення часу для прийняття членом своєї позиції, Голова Тимчасової лічильної комісії (до обрання мандатно-лічильної комісії)/Голова мандатно-лічильної комісії Загальних зборів почергового в алфавітному порядку із зазначенням прізвища, ім'я, по батькові (за наявності) члена, здійснює опитування кожного члена своєї позиції: «за», «проти», «утримався».
4.4. Відразу після фіксування результатів поіменного голосування, список членів та результати їх голосування демонструється у чаті всім присутнім членам на Загальних зборів у режимі реального часу для уникнення непорозумінь та неправильного врахування голосу.
4.5. Після оголошення Головою Тимчасової лічильної комісії (до обрання мандатно-лічильної комісії)/Головою мандатно-лічильної комісії Загальних зборів результатів голосування з питання порядку денного, Голова Правління Громадської організації (у разі його відсутності — заступник) (до обрання Президії Загальних зборів Громадської організації)/Голова президії Загальних зборів оголошує прийняте рішення за результатом голосування.
За підсумками кожного голосування складається протокол, що підписується до обрання мандатно-лічильної комісії всіма членами Тимчасової лічильної комісії, а після обрання — всіма членами мандатно-лічильної комісії, які брали участь у підрахунку голосів.
Рішення Загальних зборів членів Громадської організації вважається прийнятим з моменту складення протоколу про підсумки голосування.
4.6. Проведення таємного голосування, що забезпечує анонімність і верифікованість такого голосування на засіданнях проводиться на сайті https://vote.wikimedia.org/ , автентифікація здійснюється за допомогою облікових записів на офіційному веб-сайті Організації через сторінку https://ua.wikimedia.org/wiki/Спеціальна:Захищене_голосування . Кожен член матиме змогу отримати лише один бюлетень, але в разі помилки матиме змогу надіслати новий бюлетень, анулюючи таким чином попередній. У зв'язку із необхідністю налаштовувати таке голосування заздалегідь, кандидатури у члени Правління та РК повинні бути подані (у випадку подання іншими особами — підтверджені самими кандидатами) не пізніше, ніж 36 годин до початку відкриття Загальних зборів на сторінці https://ua.wikimedia.org/wiki/Загальні_збори_№16/Кандидатури_до_Правління_та_РК .
4.7. На Загальних зборах ведеться протокол, в якому фіксуються кількість членів, які зареєструвалися для участі у Загальних зборах, тексти виступів присутніх, постанови (прийняті рішення), результати голосування тощо. Ведення протоколу здійснюється секретарем президії Загальних зборів.
Оголошення про закриття засідання Загальних зборів здійснює Голова президії Загальних зборів Громадської організації.
4.8. Протокол Загальних зборів підписуються головою і секретарем президії Загальних зборів. Оприлюднення прийнятих на Загальних зборах рішень здійснюється не пізніше 10 робочих днів від моменту оголошення закриття Загальних зборів на офіційному сайті Громадської організації.