Загальні збори №13/Звіт Правління

Матеріал з Вікімедіа Україна
Перейти до навігації Перейти до пошуку

Загальні збори 2019: Реєстрація учасниківСтратегічна сесія (16 лютого, субота)Звіт Організації (за 2019 рік)Звіт ПравлінняФінансовий звітЗвіт РККандидатури до Правління та РКФорма довіреностіМісце проведенняПорядок денний і регламентПротоколФотоetherpad: 16.02, 17.02


Координація працівників і підрядників[ред.]

У 2019 році ми активно почали використовувати сервіс Trello, в якому працівники і підрядники почали вести облік завдань за проектами та заходами. Тому новим членам/членкиням Правління необхідно мати там обліковий запис і відстежувати оновлення, аби бути в курсі справ.

Зміни у контролі роботи менеджерів проектів[ред.]

27 грудня 2018 року відбулася зустріч, на якій було призначено відповідальних менеджерів за певні проекти. Після цього, їх завданнями було зустрітись з відповідальними за напрям і розписати проекти на рік, створити відповідні дошки та завдання, зафіксовані у них.

На доповнення цього, було прийнято рішення проводити щотижневі зустрічі членів Правління з менеджерами. Воно покликане покращити їм розуміння пріоритетів, більш ефективно виконувати свою роботу і бути в курсі справ одне одного (бачити «загальну картину»). Ця зустріч проходила щосереди о 21:00 і тривала від 30 хвилин до години. Типово були присутні з правлінців JTs, Ilya, NickK, і обидва менеджери. Також долучались Anntinomy і antanana.

Також, було створено документ, в якому працівники будуть фіксувати кількість відпрацьованих годин. Це дозволить краще зрозуміти навантаження (обсяги роботи) і його розподільність впродовж року.

Загальна структура в Trello[ред.]

Станом на лютий 2019, створено 38 дошок (в основному поділені за напрямами, проектами та окремими заходами), а в команду додано 23 людини. Основні дошки (більшість видно тільки для учасників команди):

І далі ще кілька прикладів:

Діяльність протягом періоду[ред.]

  • Призначено нового прес-секретаря.
  • 27 грудня 2018 року відбулася зустріч з менеджерами проектів, на якій розділили відповідальність за проектами.
  • Започатковано щотижневі зустрічі з менеджерами проектів.
  • Подано річний грантовий звіт (meta:Grants:Simple/Applications/Wikimedia Ukraine/2018#Final report)
  • Подано грантовий звіт за CEE Meeting 2018 (meta:Grants:Conference/WM UA/CEE Meeting 2018/Report)
  • 13 лютого 2019 року проведено засідання Правління.

Прийнято/виключено членів[ред.]

За цей період ані прийнято, ані виключено жодного члена і кількість складає 67 членів.

Незавершені і заплановані справи[ред.]

Лютий
  • До 18 лютого потрібно визначити відповідальних за напрями, голову Правління, секретаря Правління та скарбника.
  • До 22 лютого потрібно подати протокол Загальних зборів до державних органів (Посібник для членів правління#Протокол Загальних зборів).
    Зміни керівника Організації (Посібник для членів правління#Зміна керівника Організації)
    Змінити дані у банківських установах
  • До 22 лютого повідомити Фонд Вікімедіа про результати стратегічної сесії та наступні кроки.
  • До 23 лютого — новим членам Правління зареєструватись в Trello і вступити до команди Вікімедіа Україна.
  • До 25 лютого сформувати й затвердити інвентаризаційну комісію. Запропонований склад: Tohaomg, голова Правління і обрати ще одного волонтера.
Весна
  • Організувати дзвінок із представником Фонду Вікімедіа щодо результатів 1-ї стратегічної сесії.
  • До 31 березня — провести тренінг для нових членів Правління.
  • До 01 квітня запропонувати як поліпшити ситуацію в Організації (Політика дружнього простору).
  • До 01 квітня розробити проект змін до Статуту (попереднє обговорення частини ідей тут: Зміни до Статуту 2018).
  • До 01 квітня розробити проект Положення «Про облік членів Організації» для обговорення членами Організації, наступного схвалення Правлінням та поданням для затвердження Загальними зборами Організації (відповідно до п.4.12 Статуту).
  • До 01 травня розробити декларацію про конфлікт інтересів членів Правління та РК.
  • До 01 травня розробити положення про конфіденційність персональних даних.
  • До 21 травня сформувати нову редакцію Статуту, де передбачити усунення невідповідностей законодавству України.
  • 31 травня — 10 років Вікімедіа Україна, потрібно запланувати дводенну стратегічну сесію із фасилітатором(ами).
  • До 31 травня визначитися із датою проведення позачергових Загальних зборів для змін у Статуті (можливо під час стратегічної сесії).
Літо
  • Організувати дзвінок із представником Фонду щодо результатів 2-ї стратегічної сесії.
  • Консультування з фасилітаторами щодо розробки стратегічного плану на 3 роки;
  • До 15 липня подати проміжний звіт за грантом, щоб отримати фінансування на другу половину року
Осінь
  • До вересня — розробити чернетку стратегічного плану;
  • вересень-жовтень — позачергові загальні збори для затвердження стратегічного плану;
  • До 1 листопада — затвердити річний план на 2020 та подати грантову заявку;
Зима
  • Лютий 2020 року— провести чергові загальні збори.
Постійно