Загальні збори №13/Звіт Правління

---

Загальні збори 2019: Реєстрація учасників • Стратегічна сесія (16 лютого, субота) • Звіт Організації (за 2019 рік) • Звіт Правління • Фінансовий звіт • Звіт РК • Кандидатури до Правління та РК • Форма довіреності • Місце проведення • Порядок денний і регламент • Протокол • Фото • etherpad: 16.02, 17.02

---

Координація працівників і підрядників

У 2019 році ми активно почали використовувати сервіс Trello, в якому працівники і підрядники почали вести облік завдань за проектами та заходами. Тому новим членам/членкиням Правління необхідно мати там обліковий запис і відстежувати оновлення, аби бути в курсі справ.

Зміни у контролі роботи менеджерів проектів

27 грудня 2018 року відбулася зустріч, на якій було призначено відповідальних менеджерів за певні проекти. Після цього, їх завданнями було зустрітись з відповідальними за напрям і розписати проекти на рік, створити відповідні дошки та завдання, зафіксовані у них.

На доповнення цього, було прийнято рішення проводити щотижневі зустрічі членів Правління з менеджерами. Воно покликане покращити їм розуміння пріоритетів, більш ефективно виконувати свою роботу і бути в курсі справ одне одного (бачити «загальну картину»). Ця зустріч проходила щосереди о 21:00 і тривала від 30 хвилин до години. Типово були присутні з правлінців JTs, Ilya, NickK, і обидва менеджери. Також долучались Anntinomy і antanana.

Також, було створено документ, в якому працівники будуть фіксувати кількість відпрацьованих годин. Це дозволить краще зрозуміти навантаження (обсяги роботи) і його розподільність впродовж року.

Загальна структура в Trello

Станом на лютий 2019, створено 38 дошок (в основному поділені за напрямами, проектами та окремими заходами), а в команду додано 23 людини. Основні дошки (більшість видно тільки для учасників команди):

• Головна 2019 — розбита за напрямами і посилається на дошки за проектами.
• Працівники і підрядники — списки проектів за працівниками і підрядниками.

І далі ще кілька прикладів:

• Вікімарафон 2019 (загальнодоступна)
• Конкурси: WSC 2019, CEE Spring 2019
• Задачі офіс-менеджерки
• Дошка про організацію попередніх (12) і цих (13) загальних зборів

Діяльність протягом періоду

• Призначено нового прес-секретаря.
• 27 грудня 2018 року відбулася зустріч з менеджерами проектів, на якій розділили відповідальність за проектами.
• Започатковано щотижневі зустрічі з менеджерами проектів.
• Подано річний грантовий звіт (meta:Grants:Simple/Applications/Wikimedia Ukraine/2018#Final report)
• Подано грантовий звіт за CEE Meeting 2018 (meta:Grants:Conference/WM UA/CEE Meeting 2018/Report)
• 13 лютого 2019 року проведено засідання Правління.

Прийнято/виключено членів

За цей період ані прийнято, ані виключено жодного члена і кількість складає 67 членів.

Незавершені і заплановані справи

Лютий

• До 18 лютого потрібно визначити відповідальних за напрями, голову Правління, секретаря Правління та скарбника. Зроблено
• До 22 лютого потрібно подати протокол Загальних зборів до державних органів (Посібник для членів правління#Протокол Загальних зборів). Зроблено

  Зміни керівника Організації (Посібник для членів правління#Зміна керівника Організації)

  Змінити дані у банківських установах

• До 22 лютого повідомити Фонд Вікімедіа про результати стратегічної сесії та наступні кроки. Зроблено
• До 23 лютого — новим членам Правління зареєструватись в Trello і вступити до команди Вікімедіа Україна. Зроблено
• До 25 лютого сформувати й затвердити інвентаризаційну комісію. Запропонований склад: Tohaomg, голова Правління і обрати ще одного волонтера. Зроблено

Весна

• Організувати дзвінок із представником Фонду Вікімедіа щодо результатів 1-ї стратегічної сесії.
• До 31 березня — провести тренінг для нових членів Правління.
• До 01 квітня запропонувати як поліпшити ситуацію в Організації (Політика дружнього простору).
• До 01 квітня розробити проект змін до Статуту (попереднє обговорення частини ідей тут: Зміни до Статуту 2018). Зроблено
• До 01 квітня розробити проект Положення «Про облік членів Організації» для обговорення членами Організації, наступного схвалення Правлінням та поданням для затвердження Загальними зборами Організації (відповідно до п.4.12 Статуту).
• До 01 травня розробити декларацію про конфлікт інтересів членів Правління та РК.
• До 01 травня розробити положення про конфіденційність персональних даних.
• До 21 травня сформувати нову редакцію Статуту, де передбачити усунення невідповідностей законодавству України. Зроблено
• 31 травня — 10 років Вікімедіа Україна, потрібно запланувати дводенну стратегічну сесію із фасилітатором(ами). Зроблено
• До 31 травня визначитися із датою проведення позачергових Загальних зборів для змін у Статуті (можливо під час стратегічної сесії). Зроблено

Літо

• Організувати дзвінок із представником Фонду щодо результатів 2-ї стратегічної сесії.
• Консультування з фасилітаторами щодо розробки стратегічного плану на 3 роки; Зроблено
• До 15 липня подати проміжний звіт за грантом, щоб отримати фінансування на другу половину року Зроблено

Осінь

• До вересня — розробити чернетку стратегічного плану; Зроблено
• вересень-жовтень — позачергові загальні збори для затвердження стратегічного плану; Зроблено
• До 1 листопада — затвердити річний план на 2020 та подати грантову заявку; Зроблено

Зима

• Лютий 2020 року— провести чергові загальні збори.

Постійно

• Щотижня — проводити зустріч з менеджерами проектів. Зроблено
• Доповнювати Посібник для членів правління