Перейти до вмісту

Загальні збори №12/Звіт Правління

Матеріал з Вікімедіа Україна

Загальні збори 2018: Реєстрація учасників • Звіт Організації (за 2018 рік) • Звіт Правління • Фінансовий звіт • Звіт РК • Акт інвентаризації майна • Кандидатури до Правління та РК • Форма довіреності • Місце проведення • Порядок денний і регламент • Напрямки діяльності на 2019 • Протокол • Фото • etherpad: 24.12, 25.12

Стан виконання ухвал Загальних зборів

[ред.]
  • Відповідно до обговорення на Загальних зборах №11 потрібно було перевести Організацію на проведення чергових Загальних зборів на початок фінансового року (січень-лютий 2019) — не вийшло поєднати із Вікіконференцією чи іншими заходами, тому вирішили поєднати із відзначенням 15-річчя розділу Вікіпедії українською мовою, і провести їх 17 лютого 2019 року.

Щодо управління проектами

[ред.]

В нашій організації є проґалина у сфері менедженту проектів. Головними проблемами є:

  • неможливість контролю працівників і підрядників; тобто, точно ніхто не знає, які завдання вони виконують і скільки витрачають на то часу. Особливо гостро це було відчутно при складанні опису вакансій на посаду менеджера проектів (не нової вакансії, яку, по-ідеї, ми б мали вже могти порахувати).
  • відсутність чітких алгоритмів для повторюваних задач. Повторюючи проект чи захід можна забути про якесь завдання, адже навіть якщо алгоритм існує, він може буди в когось в пам'яті, езерпаді чи в гугл-доці, до якого ще треба дати доступ.

Причинами цього може бути відсутність знань у сфері управління проектами та досвіду роботи в команді. Раніше намагалися ввести подібні системи (Redmine & Фабрикатор), але вони не прижилися. Можливо, їх головними недоліками були складність і потреба в знанні англійської мови.

Тому нашою метою є обрати сервіс для візуалізація і облік задач організації. На основі аналізу, що представлений нижче, було обрано сервіс Trello.

Обґрунтування вибору

[ред.]

Було обрано кілька популярних систем управління проектами і порівняно їх функції, а саме:

  • Бітрікс24 — потужній інструмент для автоматизації бізнес-процесів.
    • Є безкоштовний тариф, який має такі обмеження:
      • 12 користувачів, 1 з яких — адміністратор;
      • 5 Гб простору для файлів;
    • В безкоштовному тарифі відсутні важливі функції (групи і проекти з зовнішніми учасниками, облік часу, залежності в діаграмі Ганті, обмін шаблонами, користувацькі поля)
    • за таких умов, нам підходив тариф «Команда» (2200 грн/місяць).
  • Worksection — система, створена українцями (у клієнтах МОНУ);
    • Є безкоштовний тариф з такими обмеженнями:
      • 2 проекти
      • 5 користувачів
      • 100 мб для файлів
    • В безкоштовному тарифі відсутні такі функції: трекінг часу, діаграма Ганта, звіти.
    • За таких умов, нам підходить тариф «Базовий» ($49/місяць), але можливе надання знижки для ГО (заявки розглядаються в індивідуальному порядку).
  • Wrike
    • Є безкоштовний тариф з такими обмеженнями:
      • 5 користувачів;
      • 2 Гб для файлів;
      • Одна дошка;
    • В безкоштовному тарифі відсутні такі функції: можливість створення підзадач, діаграма Ганта, розширення.
    • За таких умов, нам підходить тариф «Business» ($9,80/місяць за користувача).
  • Trello — гнучний і простий сервіс.
    • Був безкоштовним для всіх весь час інсування (продають тільки можливість збільшити кількість підсилювачів);
    • Наявність україномовного інтерфейсу;
    • Необмежена кількість користувачів в команді;
    • Можливість створення публічних дошок (які індексуються пошуковими системами, тобто їх може бачити будь-хто без реєстрації);
    • Функції карток (учасники, дедлайн, вкладення, форматування опису за допомогою простої розмітки Markdown);
    • Багатоплатформність (веб-інтерфейс, додатки на ПК і мобільні пристрої).
  • Wekan — вільний інструмент з відкритим кодом.
    • Поки що незавершена українська локалізація;
    • Є окремо і переліки, і підзадачі (але як прив'язати раніше створену задачу неможливо);
    • Підзадачі додаються в окремий список-чергу;
    • Доступ до дошок тільки за посиланням (або запрошення людей через пошту);
    • Вкладеннями можуть бути файли з комп'ютера.
  • OpenProject — також вільний інструмент з відкритим кодом
    • перевага — чітка ієрархія (дерево) завдань, таблиці Gantt
    • Більше нагадує GitLab/GitHub, ніж Trello
    • Редактор Wysiwyg
    • немає української локалізації
  • Taiga — вільний інструмент з відкритим кодом
    • інтерфейс не адаптивний (не працює добре на мобільних пристроях)
    • немає української локалізації

Наступні кроки

[ред.]

23 грудня 2018 було проведено тренінг для кандидатів до Правління і працівників та підрядників, де було презентовано сервіс та розказано, як ним коритуватись. Наразі, точних правил немає, як що має формуватись. Вони будуть розроблятись зі здобуванням досвіду в цій сфері і по ходу буде створюватись довідка на сайті Вікімедіа.

Вже є дошка 2019, де вказані всі проекти/ідеї на наступний рік, і учасники команди Вікімедіа Україна (правління, РК, працівники та підрядники) можуть вносити зміни до неї.

Наступники кроками є:

  • обговорення і розробка схеми організації роботи працівників та підрядників в цій системі (в т.ч. хто їм ставитиме завдання і перевірятиме їх виконання);
  • створити наявні проекти і вести облік їх прогресу.

Діяльність протягом року

[ред.]

Прийнято/виключено членів

[ред.]

До організації за 2018 рік вступили 11 нових членів:

  1. Педагог Світлана
  2. Василюк Олексій
  3. Standin.GLHF
  4. Venzz
  5. Наталія Ластовець
  6. Blitz1980
  7. Олександр Гаврик
  8. IgorTurzh
  9. Olga Loboda 0806
  10. Марина Лютинська
  11. Nadiya Li

Вийшла з організації одна членкиня:

Загалом кількість членів організації зросла на 10 членів або 17,9% до 66. Це найбільше за всю історію організації.

Незавершені справи

[ред.]
  • До 26 грудня 2018 року потрібно визначити відповідальних за напрями, голову Правління, секретаря Правління та скарбника Зроблено
  • До 29 грудня 2018 року потрібно подати протокол Загальних зборів до державних органів (Посібник для членів правління#Протокол Загальних зборів) Зроблено
    Зміни керівника Організації (Посібник для членів правління#Зміна керівника Організації) Зроблено
    Зміни до Статуту (Посібник для членів правління#Внесення змін до Статуту)
    Змінити дані у банківських установах Зроблено
  • До 01 січня 2019 року потрібно відповісти на зауваження Фонду Вікімедіа щодо грантової заявки на 2019 рік: m:Grants:Simple/Applications/Wikimedia Ukraine/2019 Зроблено (заявка затверджена)
  • До 03 січня 2019 року має бути вибрано представника від Вікімедіа Україна для участі у Wikimedia Summit 2019. Реєстраційна інформація описана тут: m:Wikimedia Summit 2019/Registration Information. Потрібно врахувати, що "Affiliate delegates should be able to represent their affiliate, be informed and, up to a certain extent, make decisions, if possible" Зроблено
  • До 06 січня 2019 року потрібно оплатити домен wikimarathon.org.ua Зроблено
  • До 25 січня 2019 року потрібно підготувати та опублікувати звіти про діяльність за напрямками
  • До 29 січня 2019 року потрібно підготувати фінансовий та описовий звіт про проведений захід m:Wikimedia CEE Meeting 2018. Це окремий грант, грантова заявка тут: m:Grants:Conference/WM UA/CEE Meeting 2018. Звіт m:Grants:Conference/WM_UA/CEE_Meeting_2018/Report Зроблено
  • До 30 січня 2019 року потрібно підготувати фінансовий та описовий звіт за діяльність у 2018 році. Це річний грант, грантова заявка тут: m:Grants:Simple/Applications/Wikimedia Ukraine/2018. Проміжний звіт тут: m:Grants:Simple/Applications/Wikimedia Ukraine/2018/en#Midpoint_report Зроблено
  • До 01 лютого 2019 року запропонувати як поліпшити ситуацію в Організації (Політика дружнього простору)
  • До 01 лютого 2019 року розробити проект змін до Статуту (попереднє обговорення частини ідей тут: Зміни до Статуту 2018)
  • До 01 лютого 2019 року розробити проект Положення «Про облік членів Організації» для обговорення членами Організації, наступного схвалення Правлінням та поданням для затвердження Загальними зборами Організації (відповідно до п.4.12 Статуту)
  • До 01 лютого 2019 року підготувати проект порядку денного чергових Загальних зборів 2019 року та повідомити членів Організації - Рішення Правління №3/2019 від 3 лютого 2019 Зроблено
  • 16 лютого 2019 року має бути проведено стратегічну сесію. Для проведення стратегічної сесії потрібно провести пошук фасилітатора(ів). Про результати пошуку фасилітатора(ів) потрібно повідомити Фонд Вікімедіа
  • 17 лютого 2019 року — Загальні збори №13, Фонд Вікімедіа теж рекомендував змінити завершення року, відповідно, якщо зміниться ситуація, про це потрібно буде повідомити Фонд Вікімедіа
  • 31 травня 2019 року — 10 років Вікімедіа Україна, потрібно запланувати дводенну стратегічну сесію із фасилітатором(ами). Про вибір фасилітатора(ів) повідомити Фонд Вікімедіа, також спілкуватися з грантовими менеджерами щодо цього
  • Доповнювати Посібник для членів правління
  • Розробити декларацію про конфлікт інтересів членів Правління та РК
  • Розробити положення про конфіденційність персональних даних
Отримано з https://ua.wikimedia.org/w/index.php?title=Загальні_збори_№12/Звіт_Правління&oldid=85573