Річний звіт 2022/Звіт Правління

На цій сторінці викладено звіт про діяльність Правління ГО «Вікімедіа Україна» у 2022 році. Звіт про роботу усієї організації доступний за посиланням.

Діяльність протягом періоду

• Подано річний грантовий звіт за попередній рік (m:Grants:Simple/Applications/Wikimedia Ukraine/2021#Final report)
• Отримано фінансування від Фонду Вікімедіа на 2022 рік у межах гранту за програмою «General Support Fund» на 2022—2023 роки.
• Було підписано грантову угоду із Фондом Вікімедіа та Договір на розробку та впровадження масового відкритого онлайн-курсу із Товариством із обмеженою відповідальністю «Прометеус Плюс» для втілення програми «Вікіпедія у класі» (Reading Wikipedia in the Classroom) у 2022 році.
• На початку року зміни до Порядку організації публічних заходів під час пандемії коронавірусної хвороби 2019, його викладено в новій редакції. У червні 2022 року, у зв’язку зі скасуванням обмежень з боку Фонду Вікімедіа, окремий порядок організації було скасовано і було прийнято, що публічні офлайн-заходи, що проводяться за підтримки громадської організації «Вікімедіа Україна», повинні дотримуватися лише карантинних заходів для боротьби з COVID-19, установлених Кабінетом міністрів України та іншими органами державної влади України.
• Велася підготовка до Загальних зборів, запланованих на 27 лютого 2022 року, але у зв’язку з повномасштабним вторгненням прийнято рішення перенести Загальні збори Організації. Плановою датою проведення Загальних зборів Організації визначено третю неділю після дня завершення дії воєнного стану в Україні.
• У жовтні 2022 року було проведене додаткове опитування членів Організації щодо доцільності проведення Загальних зборів Організації в умовах воєнного стану. Більшість членів Організації проголосувало проти проведення через безпекові ризики, можливі блекаути та регулярні віялові відключення електроенергії.
• Подано заяву на вступ до об'єднання «Вікімедіа Європа» («Вікі Європа»; «Wikimedia Europe», «Wiki Europe»)
• Взято участь у регулярних зустрічах стратегічної мережі афілійованих організацій Вікімедіа (m:SWAN), участь у регіональному стратегування Центрально- та Східноєвропейського регіону для формування регіонального хабу (CEE Hub)
• Затверджено стратегічний план ГО «Вікімедіа Україна» на 2023 рік та план проєктів і програм ГО «Вікімедіа Україна», запланованих до реалізації у 2023 році.
• Відбувалися засідання Правління, на більшості засідань була стовідсоткова явка членів Правління
• Орендовано нові офісні приміщення у зв’язку із тим, що попередній орендар втратив можливість здавати офісні приміщення під час повномасштабної війни.
• Прийнято 17 рішень Правління/

Прийнято/виключено членів

За період поточної каденції Правління до Організації не вступили і з Організації не вийшло жодного члена чи членкині.

На час воєнного стану продовжилася практика відмови від припинення членства за несплату членських внесків, зокрема, через пов’язані з війною труднощі (втрата доходу, вимушена самоізоляція через групу ризику, виїзд закордон, окупація, зміна місця проживання в межах України абощо).

Координація працівників і підрядників

Підсумок

Правління здійснювало координацію поточних працівників та підрядників, а також наглядало за процесом пошуку нових працівників та підрядників — як замін на наявні позиції (менеджерка проєкту міжнародного конкурсу «Вікі любить Землю»; офіс-менеджерка; менеджерка напряму «Підвищення участі»), так і створення нових позицій (менеджерка проєкту проєкту «Вікі любить пам'ятки»).

Організаційна структура

Організаційна структура у 2022 році не змінювалася.

За програмну діяльність організації відповідає координатор програм. Він підпорядковується голові Правління і тісно працює з Правлінням та іншими волонтерами. Йому підпорядковуються менеджери, відповідальні за конкретні проєкти та програми (менеджерка напряму «Підвищення участі»; менеджерка проєкту міжнародного «Вікі любить Землю»; менеджер з адвокації), а також офіс-менеджерка.

За комунікаційну роботу відповідає менеджер з комунікацій. Він підпорядковується голові Правління і координує свою роботу із прес-секретаркою та координатором програм, а також працює із менеджерами й волонтерами, відповідальними за конкретні проєкти.

За фінансовий менеджмент відповідає бухгалтерка. Вона підпорядковується голові Правління і координує свою роботу із скарбником, а також працює із координатором програм та офіс-менеджеркою.

Найм персоналу

У 2022 році було організовано три конкурси на заміну індивідуальним менеджеркам, котрі покинули організацію, зокрема через вимушений переїзд за межі України під час повномасштабної війни:

1. менеджерка проєкту міжнародного конкурсу «Вікі любить Землю»;
2. офіс-менеджерка;
3. менеджерка напряму «Підвищення участі».

Також було почато співпрацю за одним тимчасовими проєктом:

1. Менеджмент проєкту «Місяць культурної дипломатії України» 2022 — Валентин Нефедов

Кандидат пройшов пройшов відбір (тестові завдання, співбесіди) за іншою вакансією та був високо оцінений, але в підсумку отримав та прийняв альтернативну пропозицію.

Координація роботи персоналу

Усі працівники та підрядники ведуть облік загальних завдань в електронному форматі — через Google Sheets та/або Trello. Також ведеться облік завдань за конкретними проєктами; залежно від проєкту — Trello, Google Sheets, Google Docs, Etherpad тощо.

Також координація роботи здійснювалася шляхом зустрічей, зокрема:

• Щотижневих координаційних зустрічей на тему Освітньої програми та БоГеМА / напряму «Підвищення участі»
• Регулярних зустрічей комунікаційної команди (менеджер з комунікацій, прес-секретарка, координатор програм, інші волонтери)
• Нерегулярних зустрічей працівників та підрядників із головою та заступниками голови Правління, прес-секретаркою, іншими волонтерами
• Зустрічей організаційних комітетів, які організовували та/або відвідували відповідні працівники та підрядники

Питання, що досі потребують вирішення

• Правління не обрало та не встановило систему для онлайн-оплати за допомогою якої можна простіше отримувати пожертви та сплачувати членські внески, ніж переказом за реквізитами
• Розроблено Регламент роботи Правління, який містить політики щодо конфліктів інтересів, однак декларації повідомлення про потенційні та реальні конфлікти інтересів ще не запроваджені.