Річний звіт 2021/Звіт Правління

На цій сторінці викладено звіт про діяльність Правління ГО «Вікімедіа Україна» у 2021 році. Звіт про роботу усієї організації доступний за посиланням.

Діяльність протягом періоду

• Подано річний грантовий звіт
• Подано грантову заявку до Фонду Вікімедіа у межах грантової програми «General Support Fund» на 2022—2023 роки загальною сумою на 279 100 доларів США (на два роки)
• Затверджені зміни до Статуту Організації.
• Продовжується співпраця з Українським інститутом (Місяць культурної дипломатії України), був підписаний Договір про співпрацю із КПНЗ «Київська Мала академія наук учнівської молоді», меморандуми про співпрацю з ГО «Перехрестя» та ГО «Місто: Історія, культура, суспільство», Українським інститутом національної пам'яті
• Взято участь у регулярних зустрічах стратегічної мережі афілійованих організацій Вікімедіа (m:SWAN), участь у регіональному стратегування Центрально- та Східноєвропейського регіону для формування регіонального хабу (CEE Hub)
• Відбувалися регулярні засідання Правління, на більшості засідань була стовідсоткова явка членів Правління
• Орендовано додаткове офісне приміщення з метою забезпечення схоронності та організації кращого обліку майна Організації
• За календарний 2021 рік прийнято 32 рішення Правління.

Прийнято/виключено членів

За період поточної каденції Правління в Організацію було прийнято 4 нових члена, 2 — відмовлено у вступі до Організації. Загалом у Організації 70 членів.

Була продовжена практика призупинення процесу виключення членів за несплату членських внесків через пов’язані з карантином труднощі.

Юридичні питання

• Була продовжена співпраця з Фондом Вікімедіа про виявлену нами ГО «Вікіпедія Україна», яка вдавала, що веде діяльність, збираючи кошти, використовуючи для цього зареєстровану торгову марку Фонду Вікімедіа. Правління продовжувало консультувати юристів, яких найняв Фонд Вікімедіа представляти їхні законні інтереси
• За результатами судового процесу між ГО «Вікіпедія Україна» та Організацією Організація виграла позов.
• Правління продовжило стежити за інформацією у ЗМІ та звертатись до видань, що стали жертвами дезінформації задля виявлення та виправлення відповідних матеріалів.

Координація працівників і підрядників

Підсумок

Організаційна структура «Вікімедіа Україна» у 2021 році — працівники й підрядники та ключові волонтери (англ.)

Правління здійснювало координацію поточних працівників та підрядників, а також наглядало за процесом пошуку нових працівників та підрядників — як замін на наявні позиції (комунікаційний менеджер, офіс-менеджер, менеджерка проєкту міжнародного «Вікі любить Землю»), так і створення нових позицій (менеджерка культурних та освітніх програм). У рамках планування на 2021 рік уточнено організаційну структуру працівників та підрядників.

Організаційна структура

За період каденції поточного Правління повноцінно втілено в життя уточнення організаційної структури працівників та підрядників організації, яке було започатковане за минулої каденції. За програмну діяльність організації відповідає координатор програм. Він підпорядковується голові Правління і тісно працює з Правлінням та іншими волонтерами. Йому підпорядковуються менеджери, відповідальні за конкретні проєкти та програми (менеджерка культурних та освітніх програм; менеджерка проєкту міжнародного «Вікі любить Землю»; менеджер з адвокації), а також офіс-менеджерка. За комунікаційну роботу відповідає менеджер з комунікацій. Він підпорядковується голові Правління і координує свою роботу із прес-секретаркою та координатором програм, а також працює із менеджерами й волонтерами, відповідальними за конкретні проєкти. За фінансовий менеджмент відповідає бухгалтерка. Вона підпорядковується голові Правління і координує свою роботу із скарбником, а також працює із координатором програм та офіс-менеджеркою.

Найм персоналу

За період каденції поточного правління завершено відбір на нову позицію менеджерки культурних та освітніх програм, а також проведено відбір на три інші вакансії (в усіх трьох випадках — на заміну попереднім працівникам/підрядникам, котрі покинули свої позиції за власним бажанням).

1. Менеджерка культурних та освітніх програм (нова позиція) — розглянуто понад 90 заявок (розгляд почався ще за попередньої каденції Правління), перевірено 18 тестових завдань та проведено 11 співбесід. У підсумку позицію зайняла Ганна Осадчук.
2. Комунікаційний менеджер (наявна позиція) — розглянуто 22 заявки (тестові завдання були включені у форму заявки), проведено співбесіди з вісьмома кандидатами. У підсумку позицію зайняв Віталій Петрушко.
3. Офіс-менеджерка (наявна позиція) — розглянуто 22 заявки (тестові завдання були включені у форму заявки), проведено чотири співбесіди. У підсумку позицію зайняла Оксана Родікова.
4. Менеджерка проєкту міжнародного «Вікі любить Землю» (наявна позиція) — розглянуто 32 заявки, перевірено 12 тестових завдань, проведено чотири співбесіди. У підсумку позицію зайняла Ірина Єгіазарова.

Також було почато співпрацю за одним тимчасовим проєктом:

1. Комунікаційна підтримка проєкту «Вікі любить пам’ятки» 2021 — Марія Карабин

Кандидатка пройшла відбір (тестові завдання, співбесіди) за іншою вакансією та була високо оцінена, але в підсумку отримала та прийняла альтернативну пропозицію.

Координація роботи персоналу

Усі працівники та підрядники вели облік загальних завдань в електронному форматі — через Google Sheets та/або Trello. Також вівся облік завдань за конкретними проєктами; залежно від проєкту — Trello, Google Sheets, Google Docs, Etherpad тощо. Також координація роботи здійснювалася шляхом зустрічей, зокрема:

• Щотижневих координаційних зустрічей на тему Освітньої програми та БоГеМА
• Регулярних зустрічей комунікаційної команди (менеджер з комунікацій, прес-секретарка, координатор програм, інші волонтери)
• Нерегулярних зустрічей працівників та підрядників із головою та заступниками голови Правління, прес-секретаркою, іншими волонтерами
• Зустрічей організаційних комітетів, які організовували та/або відвідували відповідні працівники та підрядники

Питання для вирішення

• Правління не обрало та не встановило систему для онлайн-оплати за допомогою якої можна простіше отримувати пожертви та сплачувати членські внески, ніж переказом за реквізитами
• Розроблено Регламент роботи Правління, який містить політики щодо конфліктів інтересів, однак декларації повідомлення про потенційні та реальні конфлікти інтересів ще не запроваджені.
• Продовжується розробка Кодексу етичної поведінки членів Організації.