Пам'ятка-інструкція/Як організувати Вікіконференцію

Матеріал з Вікімедіа Україна
Перейти до навігації Перейти до пошуку
  1. Закласти кошти на проведення Вікіконференції у річному бюджеті.
  2. Зголошення до оргкомітету Вікіконференції і його затвердження (на сторінці Обговорення:Вікіконференція 2019, затверджує член Правління відповідальний за підтримку і розвиток спільноти).
  3. Збір і голосування за пропозиції міста (місця) проведення конференції (теж на сторінці Обговорення:Вікіконференція 2019). Бажано приблизно вказати: приміщення для конференції (з урахуванням кількох паралельних сесій) + обов'язково інтернет (WiFi); кількість учасників; харчування учасників; логістику.
  4. Визначити дати конференції. Краще вибрати вихідні суміжні із державним святом, щоб можна було зробити триденну конференцію. За можливості, необхідно уникати перетину дат конференції з датами проведення міжнародних вікімедійних конференцій, таких як Wikimania, Wikimedia Conference, Wikimedia CEE Meeting, Wikimedia Hackaton тощо.
  5. Після остаточного вибору однієї пропозиції - домовитись за приміщення на конкретні дати.
  6. Вибрати готель і забронювати заздалегідь кімнати для учасників.
  7. Поруч з місцем проведення конференції знайти і домовлятись за харчування (узгодити меню, врахувати можливість присутності серед учасників вегетаріанців, веганів, діабетиків) та проживання учасників.
  8. Створення чату у Facebook для організаторів, etherpad для вирішення організаційних питань, створення поштових розсилок для організаторів та для учасників Вікіконференції (wmuacon2019@wikimedia.org.ua для організаторів та wmuacon2019-l@wikimedia.org.ua для учасників, за цим слід звернутись до Технічного комітету).
  9. Прочитати та врахувати зауваження та побажання, зазначені у відгуках попередньої/іх конференцій (Вікіконференція 2018/Опитування).
  10. Розпочати міні-конкурс логотипів Вікіконференції (на сторінці Вікіконференція 2019/Логотип). Разом із тим варто створити категорію про Вікіконференцію у Вікісховищі (Category:WikiConference 2019 Місто латиницею).
  11. Створити реєстраційну анкету для учасників (можна скопіювати минулорічну).
  12. Опитати спільноту щодо того, які теми їй цікаві, що необхідно обговорити, яких навичок бракує.
  13. Почати збір пропозицій щодо програми (на сторінці Вікіконференція 2019/Програма).
  14. Поширити інформацію про Вікіконференцію (посилання на реєстраційну форму, нагадування про конкурс логотипів, прохання подавати пропозиції до програми): написати повідомлення в кнайпі, написати листа на розсилку членів організації (wikimediaua@lists.wikimedia.org) та на анонсову розсилку (wikimedia-ua-announce@lists.wikimedia.org), написати у вікіпедійні/вікімедійні чати у Facebook, Skype, Telegram та інших месенджерах, поставити банер на meta:CentralNotice/Request або додати інформацію про конференцію в w:Шаблон:Поточні вікізустрічі який відображається в шапці списку спостереження, за потреби розіслати користувачам повідомлення на сторінки обговорень через w:Спеціальна:MassMessage (може зробити тільки адміністратор) або пінганути користувачів зі сторінки обговорення конференції.
  15. Затвердити логотип Вікіконференції.
  16. Утворити програмний комітет, який має скласти програму Вікіконференції.
  17. Можливо, запросити якось спікера не із вікімедійного середовища.
  18. Підтвердити участь користувачам, які заповнили форму, або відмовити їм. Тих, хто отримав підтвердження, попросити купити квитки до міста проведення конференції та додати до поштової розсилки учасників конференції.
  19. Створити подію у Facebook і запросити до неї учасників (має бути зроблено адміністратором сторінки «Вікімедіа Україна» у Facebook).
  20. Скласти необхідний список канцелярії, роздаткових матеріалів (пакет учасника), сувенірів, техніки (ноутбуки, проектор, фліпчарт).
  21. Написати інструкції та намалювати мапи "Як дістатись з вокзалу до готелю, до місця проведення конференції" і т.п. (розмістити на сторінці Вікіконференція 2019/Місце та надіслати листом всім учасникам).
  22. Підготувати та надрукувати брошури для учасників із розкладом, мапами та основною інформацією про конференцію (приклад).
  23. Підготувати бейджі для учасників конференції (бейджі організаторів мають виділятися, червона стрічка для тих, хто не хоче щоб його фотографувати).
  24. Заздалегідь підготувати кава-брейки.
  25. За можливості, підготувати екскурсію містом для учасників.
  26. Призначити двох відповідальних (чоловіка і жінку) за дотримання політики дружнього простору, повідомити учасникам що вони можуть звертатися до цих відповідальних якщо зазнають недружньої поведінки.
  27. Призначити відповідальних за дотриманням розкладу, за реєстрацію учасників, за допомогу заблукавшим учасникам, за організацію бліц-доповідей, за фотографування.
  28. Надіслати учасникам листа із нагадуванням щоб завантажували фотографії на Вікісховище і дати посилання на категорію про Вікіконференцію. Разом з тим нагадати щоб не завантажували розмиті фото та фото людей в незвичних позах чи з незвичним виразом обличчя, а також не фотографувати людей із червоною стрічкою на бейджі.
  29. За декілька днів до конференції привезти і налаштувати необхідне обладнання (проектори, ноутбуки, мікрофон тощо), привезти все необхідне з офісу. Також подбати щоб було достатньо подовжувачів.
  30. Подбати про аудіо або відеозапис сесій конференції, за можливості підготувати стрім у Facebook.
  31. Об'єднати бліц-доповіді в одну презентацію.
  32. Нагадати учасникам щоб встановили необхідні програми, якщо такі знадобляться для певної сесії.
  33. Створити сторінку та езерпад про кожну сесію.
  34. Компенсовувати учасникам витрати на проїзд за пред'явлення квитків. Якщо квитки в електронному вигляді, учасники мають надіслати їх на events@wikimedia.org.ua.
  35. Завантажити на Вікісховище всі презентації, відеозаписи, аудіозаписи
  36. Створити юзербокс w:Шаблон:Учасник 9 Вікіконференції.
  37. Створити дві опитувальні анкети: для збору фідбеку (що сподобалось і не сподобалось в організації конференції) та для збору особистих результатів відвідування конференції (що корисного зробив/дізнався/навчився на конференції), і розіслати їх всім, хто відвідав Вікіконференцію. узагальнити їх на сторінці Вікіконференція 2019/Опитування.
  38. Написати звіт.