Загальні збори №17/Тимчасовий порядок
Загальні збори 2024: Повідомлення • Тимчасовий порядок • Реєстрація учасників • Звіти Організації та Правління • Звіт РК • Кандидатури до Правління та РК • Форма довіреності • Порядок денний і регламент • Рішення • Фото • Посібник з таємного голосування
«Затверджений» Рішенням Правління ГО «ВІКІМЕДІА УКРАЇНА» №13/2024 «13» вересня 2024 року
ТИМЧАСОВИЙ ПОРЯДОК скликання та проведення Загальних зборів членів ГРОМАДСЬКОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ «ВІКІМЕДІА УКРАЇНА» в період воєнного стану
[ред.]1.Загальні положення:
1.1. Цей порядок встановлює особливості проведення Загальних зборів (чергових/позачергових) членів ГРОМАДСЬКОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ «ВІКІМЕДІА УКРАЇНА» (надалі — Організації) в період воєнного стану, а також основні вимоги до організації проведення Загальних зборів та затвердження їх результатів.
1.2. Цей Порядок є механізмом реалізації законних прав членів Організації, що враховує їхні законні інтереси, права та обов'язки на період дії воєнного стану.
1.3. Загальні збори (щорічні/позачергові) Організації на період на період дії воєнного стану проводяться як через особисту участь членів Організації в обумовленому місці, так і дистанційно за допомогою відеоконференції в режимі реального часу через інтернет.
2. Порядок скликання Загальних зборів та підготовка до їх проведення:
2.1. Рішення про скликання Загальних зборів та форму їх проведення приймається Правлінням Організації та доводиться до відома всіх членів Організації не пізніш як за 14 (чотирнадцять) днів до запланованої дати їх проведення із зазначенням інформації про місце, час проведення та порядку доступу до трансляції відеоконференції Загальних зборів для членів Організації, які виявили бажання взяти участь у Загальних зборах дистанційно.
2.2. Рішення про скликання Загальних зборів розміщується на офіційному вебсайті Організації з одночасним направленням цієї інформації з супровідними документами на офіційну електронну адресу кожного члена Організації.
2.3. Протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем оприлюднення рішення про скликання Загальних зборів, кожен член Організації зобов'язаний з метою формування списку осіб, що братимуть участь у засіданні, надіслати на електронну пошту Правління Організації (board
wikimedia.org.ua) інформацію про актуальний контактний номер телефону та/або адресу електронної пошти, та повідомити про спосіб, у який член Організації виявив бажання взяти участь у Загальних зборах. Бажано, щоб електронна пошта, пов'язана із обліковим записом члена Організації (надалі — вікіпошта), була актуальна, і у налаштуваннях там була ввімкнена можливість надсилати на неї листи через офіційний вебсайт Організації.
3. Порядок проведення Загальних зборів:
3.1. Загальні збори не можуть розпочатися раніше, ніж зазначено у повідомленні про проведення Загальних зборів.
3.2. Членам, які зареєструються на участь у Загальних зборах дистанційно, має бути забезпечена можливість чути та бачити хід засідання Загальних зборів, ставити запитання і отримувати відповіді, надавати коментарі, здійснювати безперешкодне голосування та реалізовувати їхні права, передбачені Законом України «Про громадські об'єднання» та Статутом Організації. Використовувані при проведенні Загальних зборах в онлайн-режимі технічні засоби і технології мають забезпечувати належну якість зображення та звуку.
3.3. Участь учасників Організації дистанційно за допомогою відеоконференції в режимі реального часу через інтернет та результати їх голосування з питань порядку денного Загальних зборів обов'язково фіксуватися технічними засобами, відповідні записи яких додаються до протоколу Загальних зборів (є невід'ємною його частиною).
3.4. У разі виникнення технічних проблем, що унеможливлюють участь учасників, які беруть участь у Загальних зборах дистанційно, оголошується перерва з метою їх усунення та відновлення роботи.
3.5. Кожен член, який бере участь у Загальних зборах дистанційно, перед реєстрацією зобов'язаний здійснити перевірку налаштування зв'язку (зображення та звуку) в порядку, визначеному в повідомленні про проведення Загальних зборів.
3.6. Реєстрація членів (їхніх представників) для участі в Загальних зборах здійснюється Реєстраційною комісією в кількості 3 (трьох) осіб, яка призначається Правлінням під час прийняття рішення про скликання Загальних зборів. Перелік членів (їхніх представників), які зареєструвалися для участі в Загальних зборах, підписується всіма членами Реєстраційної комісії. Член (його представник), який не зареєструвався, не має права брати участь у Загальних зборах.
Члени Організації беруть участь у Загальних зборах особисто або через своїх представників. Для участі в Загальних зборах необхідно мати при собі паспорт чи інший документ, який посвідчує особу члена Організації (або його представника) та довіреність на право участі та голосування на Загальних зборах Організації (для представника).
Довіреність на право участі та голосування на Загальних зборах, видана фізичною особою, посвідчується нотаріусом або іншими посадовими особами, які вчиняють нотаріальні дії. Довіреність на право участі та голосування на Загальних зборах Організації може містити завдання щодо голосування, тобто перелік питань порядку денного Загальних зборів із зазначенням того, як і за яке (проти якого) рішення потрібно проголосувати. Під час голосування на Загальних зборах представник повинен голосувати саме так, як передбачено завданням щодо голосування. Якщо довіреність не містить завдання щодо голосування, представник вирішує всі питання щодо голосування на Загальних зборах членів Організації на свій розсуд.
Реєстраційна комісія має право відмовити в реєстрації члену (його представнику) лише у разі не пред'явлення членом (його представником) на вимогу члена Реєстраційної комісії документів, які ідентифікують особу члена (його представника), а в разі участі представника члена — також документів, що підтверджують повноваження представника на участь у Загальних зборах членів Організації (довіреність на право участі та голосування на Загальних зборах, видана фізичною особою, посвідчується нотаріусом або іншими посадовими особами, які вчиняють нотаріальні дії);
3.7. Член Організації вважається присутнім дистанційно на Загальних зборах після підтвердження Реєстраційною комісією його особи шляхом ідентифікації та верифікації з використанням засобів відеозв'язку. Після закінчення реєстрації членів Організації, перелік усіх членів, що зареєструвалися, опубліковується в чаті під час відеоконференції.
Реєстраційна комісія здійснює оголошення відомостей щодо кількості членів Організації, які зареєструвалися, перед початком Загальних зборів та передає Реєстраційний список з відомостями Голові правління Організації.
3.8. Загальні збори вважаються повноважними, якщо в них бере участь більше половини членів Організації. Наявність кворуму Загальних зборів визначається Реєстраційною комісією на момент закінчення реєстрації членів для участі в Загальних зборах.
3.9. Члени Організації, які беруть участь у Загальних зборах з використанням засобів відеозв'язку в режимі реального часу, повинні забезпечити безперебійний аудіозв'язок.
Під час реєстрації, виступів та голосування кожен член має забезпечити відеозв'язок. Якщо ж працювати з відеокамерою не є можливо з технічних причин, голова Тимчасової лічильної комісії /Президії надсилає на вікіпошту індивідуальний код, і член Організації перед початком голосування зачитує його вголос для верифікації особи.
3.10. У разі неможливості, після оголошення Загальних зборів відкритими, прийняття безперервної участі на Загальних зборах (або продовження участі) членом Організації, який бере участь у Загальних зборах, з технічних причин (втрата зв'язку, перебої у зв'язку, вихід з ладу техніки під час засідання тощо) – такий член Організації, після повідомлення Голові Правління/Президії про неможливість забезпечити участь шляхом відео та аудіозв'язку, продовжує брати участь у голосуванні з питань порядку денного через текстові повідомлення (SMS, Telegram або Viber), які надсилаються таким членом на тел.: +380673437434.
3.11. При проведенні засідання Загальних зборів з використанням засобів зв'язку кожен член Організації має однакове право голосу незалежно від місця голосування.
3.12. Відкриває Загальні збори Голова Правління Організації (у разі його відсутності — заступник) після закінчення реєстрації членів для участі в Загальних зборах та повідомлення Реєстраційною комісією про наявність кворуму Загальних зборів.
3.13. До обрання лічильно-мандатної комісії фіксацію результатів голосування та підрахунок голосів на Загальних зборах здійснює Тимчасова лічильна комісія, призначена рішенням Правління.
4. Порядок голосування та прийняття рішення, протокол Загальних зборів:
4.1. Рішення Загальних зборів членів Організації з питання, винесеного на голосування, приймається простою більшістю голосів членів, які зареєструвалися для участі в Загальних зборах.
4.2. До обрання президії Загальних зборів питання порядку денного на обговорення оголошує Голова Правління Організації (у разі його відсутності — заступник).
Після обрання Президії Загальних зборів, питання порядку денного на обговорення оголошує Голова президії Загальних зборів.
Обговорення з будь-якого питання порядку денного здійснюватися в обмежених часових рамках, відповідно до регламенту Загальних зборів.
Щоразу під час виступу член, якому надали слово для виступу, оголошує своє прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) для уникнення двозначностей при протоколюванні.
4.3. Після обговорення питання порядку денного, Голова Правління Організації (у разі його відсутності - заступник) (до обрання Президії Загальних зборів Громадської організації)/Голова президії Загальних зборів оголошує проект рішення з питання порядку денного, яке виноситься на голосування.
Після закінчення часу для прийняття членом своєї позиції, Голова Тимчасової лічильної комісії (до обрання мандатно-лічильної комісії)/Голова мандатно-лічильної комісії Загальних зборів почергового в алфавітному порядку із зазначенням прізвища, ім'я, по батькові (за наявності) члена, здійснює опитування кожного члена, що бере участь дистанційно, своєї позиції: «за», «проти», «утримався». Члени Організації, які беруть участь у Загальних зборах через особисту присутність, голосують своїми мандатами (карткою для голосування, яка видається кожному члену Організації (його представнику) під час реєстрації).
4.4. Відразу після фіксування результатів поіменного голосування, список членів та результати їхнього голосування демонструється у чаті всім присутнім членам на Загальних зборах у режимі реального часу для уникнення непорозумінь та неправильного врахування голосу.
4.5. Після оголошення Головою Тимчасової лічильної комісії (до обрання мандатно-лічильної комісії)/Головою мандатно-лічильної комісії Загальних зборів результатів голосування з питання порядку денного, Голова Правління Організації (у разі його відсутності — заступник) (до обрання Президії Загальних зборів)/Голова президії Загальних зборів оголошує прийняте рішення за результатом голосування.
За підсумками кожного голосування складається протокол, що підписується до обрання мандатно-лічильної комісії всіма членами Тимчасової лічильної комісії, а після обрання — усіма членами мандатно-лічильної комісії, які брали участь у підрахунку голосів.
Рішення Загальних зборів членів Організації вважається прийнятим з моменту складення протоколу про підсумки голосування.
4.6. Проведення всіма членами Організації, незалежно від обраного способу участі в Загальних зборах, таємного голосування, що забезпечує анонімність і верифікованість такого голосування на засіданнях, проводиться на вебсайті https://vote.wikimedia.org/, автентифікація здійснюється за допомогою облікових записів на офіційному вебсайті Організації через сторінку https://ua.wikimedia.org/wiki/Спеціальна:Захищене_голосування.
Кожен член матиме змогу отримати лише один бюлетень, але в разі помилки матиме змогу надіслати новий бюлетень, анулюючи таким чином попередній. У зв'язку із необхідністю налаштовувати таке голосування заздалегідь, кандидатури в члени Правління та РК повинні бути подані (у випадку подання іншими особами — підтверджені самими кандидатами) не пізніше, ніж 36 годин до початку відкриття Загальних зборів на сторінці https://ua.wikimedia.org/wiki/Загальні_збори_№17/Кандидатури_до_Правління_та_РК.
Члени організації можуть подавати свої кандидатури до Правління та РК одночасно. У такому разі якщо член організації буде обраний до Правління, його кандидатура на виборах до РК буде вважатися знятою.
Члени Організації (їхні представники), які беруть участь у Загальних зборах через особисту присутність, для здійснення таємного голосування, будуть забезпечені необхідними для цього технічними засобами.
4.7. На Загальних зборах ведеться протокол, у якому фіксуються кількість членів, які зареєструвалися для участі в Загальних зборах, тексти виступів присутніх, постанови (прийняті рішення), результати голосування тощо. Ведення протоколу здійснюється секретарем президії Загальних зборів.
Оголошення про закриття засідання Загальних зборів здійснює Голова президії Загальних зборів.
4.8. Протокол Загальних зборів прошивається, підписується головою і секретарем президії Загальних зборів. Оприлюднення прийнятих на Загальних зборах рішень здійснюється не пізніше 10 робочих днів від моменту оголошення закриття Загальних зборів на офіційному вебсайті Організації.