New Board Member training (Berlin, 2019)

Обговорення й обмін думками про тренінг наприкінці 2-го робочого дня заходу, у центрі кола — пп. Ґрейзенхоут і Моріц

Тренінг для нових членів правління національних чаптерів Вікімедіа був проведений протягом 1-2 квітня 2019 року в Берліні (Німеччина) в Офісі WMDE. Від Вікімедіа Україна було делеговано користувача IgorTurzh.

Головні організатори й модератори:

• Frans Grijzenhout (WMNL) – frans@wikimedia.nl
• Tim Moritz Hector (WMDE) – tim-moritz.hector@wikimedia.de

&

• спеціально запрошений лектор і модератор Dr. Ralph Piotrowski (SOCIUS).

Група в Telegram:

• t.me/Board%20Member%20Training%202019

День 1. (1-е квітня 2019)

Вступна частина

10 учасників - членів правління національних чаптерів WM, які мають свої (різні) життєві інтереси, здійснють урядування неприбутковими NGO в своїх країнах. Як різні країни (західноєвропейські: Нідерланди, Бельгія, Швеція, Іспанія, Португалія, Швейцарія; центральноєвропейські: Польща, Україна; позаєвропейські: Індонезія, ПАР), так і різні рівні й форми організації самих чаптерів (з точки зору розмірів організацій, здійснюваної дільності: методів залучення волонтерів, співпраці з партнерами тощо, наявності ED, оплачуваного staffа, фінансування WMF etc).

Виступ 1. «Моє завдання як члена правління»

За що відповідальні члени правління?

Модератор : Tim Moritz Hector (WMDE)

Спільне для всіх:

• стратегічне планування («організація без і після нас») і взаємодія з ED (в WMUA немає);
• організаційне: управління/компетенції, робота зі staffом, партнерства;
• оперативне: фінанси і fundraising (в WMUA практично немає), програмне (проектне) управління, комунікації.

Ролі і завдання членів правління громадської організації. Принцип роботи управлінця «Дивитись, але не чіпати» ("Watch, but don't touch").

Виступ 2. «Стратегічне планування з точки зору члена правління»

Навіщо треба стратегія?

Модератор : Frans Grijzenhout (WMNL)

Стратегування — це цілий процес, який включає як розробку стратегії, її здійснення, так і моніторинг виконання, причому ці дії мають свою покроковість і етапність.

Будьте певні у цінності розробки стратегії (!):

• Погляд (vision) = натхнення (aspiration) = Навіщо? (WHY)
• Місія/призначення (mission) = ціль (purpose) = Що? (WHAT)
• Стратегія (strategy) = дорожня карта/шлях (до здійснення) (road map) = Як? (HOW)

Навіщо взагалі стратегія? (див. фото до розділу)

Стратегування має включати міркування не лише з приводу цілей для вас, а й враховувати погляди на майбутнє вашої Спільноти, її партнерів, вашої майбутньої організації.

Моніторинг стратегії — стратегічний план (цілі), що включає огляди виконання щорічних планів (проекти), що, в свою чергу, передбачає звірку виконання квартальних планів (поточні активності).

(* * *)

На перших 2-х виступах був присутній Dr. Ralph Piotrowski (Socius - див. тут), модератор (спеціально запрошений) наступного дня, що дав/запропонував завдання (home work) - обрати ситуацію (бажано з діяльності або становища чаптера/організації) для роботи з нею наступного дня.

Виступ 3. «Взаємодія (Interaction) та кооперація з ED та staffом»

Що таке поганий шеф?

Модератори : Chris Keating (WMUK) і Sandra Rientjes (WMNL)

5S для управлінця: вміння організувати свою (і не тільки) роботу.

Коли правління — працедавець (When the Board is also an Employer): налагодження комунікації й співпраці з ED і staffом (фактично кореспондує "виготовленню аплікації" на національному тренінгу). Також міркування, що таке поганий шеф (bad boss) (див. фото до розділу).

«Коли щось пішло не так» (If it goes wrong) - конфлікти, суперечливі ситуації, конфлікт інтересів: від визначення проблеми до її розв'язання.

Виступ 4. «Постанови, правила і протоколи» (Bylaws, regulations & protocols)

Ми самі писали, правила і порядки чого мають існувати в організації

Модератор : Lukas Mezger (WMDE)

Необхідність обговорень, рішень і правил. Все має бути спершу проговорено, запротокольовано, підготовлено й винесено на обговорення рішення, рішення — прийнято й узято за правило.

Свої «конституції» у різних сферах, процесах і видах діяльності організації.

День 2. (2-е квітня 2019)

Лектор і модератор : Dr. Ralph Piotrowski

Запрошений спеціально лектор і модератор, здається, не пов'язаний з wiki movement, відійшов від запланованої програми в деяких місцях (як така, конфліктологія не розглядалась, натомість визначались особисті ролі учасників тренінгу в своїх організаціях). Загалом задум був досить цікавий і об'ємний — надати інформацію й викладки з теорій організацій команд і процесів, проблем і їх вирішення, подеколи не лише на рівні людських колективів; подивитись, як ми це сприймемо, і як застосуємо на практиці — для розв'язання конкретної ситуації в (своїй) організації.

Виступи 5,6,7. «Особисті вміння та компетенції» (Personal skills and competencies)

Фото 1. Види сформованості організацій

Лектор відразу визначив, що NGO - це «мережева організація» (Network Organisation), які бувають різного рівня сформованості (або «гнучкості рамок» / flexible frameworks): див. фото 1. до розділу (WMUA - вочевидь, 2-го типу; 1-й тип - це WMPT; 3-й тип - WMDE; цікаво, що Wojciech Pędzich визначив свою як перехідну між 2-м і 3-м типом).

Також у вступній частині Dr. Ralph Piotrowski анонсував, що ми поговоримо про компетенції управлінців в NGO, але для початку пригадав «домашнє завдання» і запропонував в групах (3-4 учасники семінару) поділитися «своєю» (зі своєї організації) проблемою/ситуацією (власне завдання від учора) й обмінятися першими враженнями. Я навів таку — «як діяти, якщо організація в достатньо великій мірі залежить від компетенцій і власне активностей однієї особи»?

Після цього Dr. Ralph Piotrowski виступив як лектор і подав «ази» (основу) — теорію Cynefin валлійського консультанта з управління Дейва Сноудена / Dave Snowden (! сам по собі «хороший шок», що стаття є в УкрВікі, до речі, «сирота», але..., прочитавши її, краще відразу перейти у відповідну статтю в АнглВікі, прочитати і розглянути малюнки або див. тут).

Далі цю теорію було доповнено/введено в Stacey Matrix - схему англійського фахівця з менеджменту Ralph D. Stacey, причому саме за цим посиланням.

[Жодного разу лектор/модератор не сказав прямо, якими є проблеми в Network Organisation, але по суті (по своїй природі) вони є комплексними (complex).] Загалом через адаптивні виклики/челенджі (adaptive challenges) мереживі організації потребують гнучкості (flexibility) і самоорганізації (Self Organization).

Фото 2. Dr. Piotrowski з фліп-чартом «Наглядний порядок денний»

Модератор запропонував учасникам тренінгу визначити свої ролі в своїй організації — були досить різні: і відьма, і Попелюшка, і Дон Кіхот, і навіть Месія; я для себе не визначив такої ролі. По тому говорили, що треба зробити, щоб ці ролі змінились на ті, які ми хочемо і чого прагнемо, власне щоб ми досягли запланованого в своїй мережевій організації (Network Organisation).

Задля цього і розуміння цього Dr. Piotrowski запропонував «наглядний/візуалізований порядок денний» (vusualized agenda; див. фото 2. до розділу), в якому є власне проблема/ситуація (what story), після якої бувають наміри (intentions), що в свою чергу бувають реактивними/реакційними і/або активними, і які дають змогу зрозуміти, де ми є і що маємо (what do you have?), і лише після цього наступає цілеспрямована/вивірена дія (aligned action), яка і є власне тим, що ми робимо і як діємо (what do you do?).

Для кращого розуміння цієї цілеспрямованої/вивіреної дії лектор ознайомив учасників семінару з власною і своєї компанії розробкою: т.зв. компас «Управлінські компетенції у комплексному світі» (compass 'Leadership Competencies in a Complex World', © Ralph Piotrowski, SOCIUS eG). Після переписки з автором я дізнався, що розробка ще не опублікована, і хоча п. Пйотровський запропонував мені розмістити її під ліцензією CC BY-SA License, я цього не робитиму, а всім зацікавленим покажу паперову версію. Суть ідеї зводиться до визначення власного місця у координатах «угоди» (agreements), де ти для багатьох (one to many), тобто фактично ти для (с/т)воєї організації — «вміння відповідати» (being able to response), де міжособисті відносини (one to one) — «внесок» (contribution), де ти з усіма, суспільством, Богом (one to all) — «самосвідомість» (selfawareness), де ти наодинці з собою (one).

Виступ 8. «Розбирання й розв'язання ситуації у невеликих групах» (Case Clinics in smaller groups)

«Озброєні» теоретичним підґрунтям, ми взялись розбирати і вирішувати наші ситуації. Я працював з Lizzy Jongma (WMNL) і Biyanto Rebin (WMIS), частково з Brit Stakston (WMSV) і Frans Grijzenhout (WMNL), лишився при «своїй» же ситуації, — можливо, чогось кардинально нового не було запропоновано, сказано, але: 1) мережива організація є достатньо стійкою, і навіть без однієї найважливішої, як видається, особи — здатна продовжити існувати, але в інших формах; 2) делегування повноважень/завдань цією особою й формування компетенцій в інших осіб є важливою передумовою для сталості існування організації; 3) ці «інші особи» мають бути достатньо активними для перебирання на себе повноважень і формування власних компетенцій.

Також в ході цього спілкування з'ясувалось декілька цікавих моментів щодо управління іншими чаптерами: 1. подеколи (у WMSV) управління обирають не GA (ЗЗ), а організаційний комітет, причому в останній входять навіть не представники вікі-руху; 2. в жодному (!) чаптері управління не обирається на рік, завжди на більший термін, оскільки вважається, що один рік є недостатнім для забезпечення сталості й розвитку організації новими управлінцями.

Завершення: оцінки (Evaluation training)

Насамкінець у режимі вільної дискусії й висловлення думок учасники заходу поговорили про результати 2-х днів тренінгу.