International Board Retreat 2018
Зустріч членів Правління європейських відділень в Утрехті (Нідерланди), 24 та 25 лютого 2018.
Представник Організації: NickK
Представники інших відділень: Філіп Копецкі (Австрія), Тім Моріц Гектор (Німеччина), Джейзі Фрейзер (Велика Британія), Войтех Достал (Чехія), Матіас Бломгрен (Швеція), Міхал Бучинський (Польща), Франс Грейзенхаут (Нідерланди).
Основні теми:
- Ідеї щодо розвитку організацій: m:Board Member Support як основний ресурс
- Розвиток системи афілійованих організацій
- Розвиток фінансової системи (гранти, пожертви)
- Роль відділень у стратегії руху до 2030 року
Звіт є частково конфіденційним: https://docs.google.com/document/d/1RneCEYrjaUmRqlnGWAMurynivTFcOnUUAciThew3IIg/edit
Відкрита частина звіту:
Ідеї щодо розвитку організацій
[ред.]Задокументовані права/обов'язки правлінців, працівників і волонтерів: m:Learning patterns/Division of tasks and responsibilities between board, staff and volunteers
Розвиток і проблеми організацій.
- Чотири етапи розвитку: Піонерська (неорганізований вікірух) -> Диференціація (формальна структура організації) -> Інтеграція -> Асоціація.
- Чаптери і спільноти взагалі стають ексклюзіоністськими (все вищий і вищий бар’єр для входу)
- Стратегія — це добре, але як зробити так, щоб волонтери нею зацікавилися й прислухалися до неї?
Вибір членів Правління:
- очікування — людина повинна очікувати, що вона робитиме в правлінні з одного боку, і що її можуть не обрати з іншого боку
- кооптація — деякі люди можуть допомогти правлінню, мають потрібні знання (напр., фінанси), але не дуже належать до спільноти — після кооптації таких людей зазвичай переобирає спільнота на наступні роки.
- мати “опис посади” (job description) для членів правління. Допомагає не лише для кооптації, а й узагалі
- добре мати в правлінні когось, хто працює в керівній ролі в реальному житті
- Сформувати «комітет виборів». Складається з волонтерів, цей комітет обирають ЗЗ, він шукає кандидатів до правління на наступний рік.
Вибір працівників:
- складний процес — відкритість проти конфіденційності, потрібно мати трохи професійності для пошуку працівників
- пріоритизація — ми навряд чи знайдемо ідеал, треба розставити пріоритети, від чого готові відмовитися.
- для обрання можна залучати неправлінців, які мають відповідний досвід. Можна питати працівників інших чаптерів (викондир іншого чаптера опитує кандидатів на викондира). Варіант — при обранні працівників сформувати комітет з мінімум одного правлінця, волонтера-неправлінця й існуючого працівника.
- дуже важливо, щоб було нормально з соціалізацією, якщо працівник буде мати стосунки зі спільнотою (щоб не посварилися). Якщо менеджер по спільноті — має й ходити на вікізустрічі та ні з ким там не сваритися.
- коли брати викондира? Викондир — якщо кілька працівників, і керівництво ними йде не дуже добре. Зазвичай починають з офіс-менеджера або викондира. Якщо починати з менеджера проектів — дуже велике навантаження на структуру, і у правлінні хтось має виділити достатньо часу. Викондир = потрібен кількарічний план.
Стосунки між правлінцями і працівниками:
- Комітет з трьох членів (1 з правління, 1 із ЗЗ, 1 від працівників), який слідкує за дотриманням кодексу гарного управління організацією. Фактично стосунки правління-працівники визначаються цим кодексом.
- На майбутнє — правління визначає чіткий річний план та вказує працівникам, над якими акцентувати увагу.
- Професійний розвиток працівників — давати можливість працівникам розвивати і здобувати нові знання. Переконатися, що у них є можливість здобути знання, які потрібні з розвитком роботи.
- Слідкувати за змінами в законодавстві, що їх контракти досі юридично відповідні.
Розвиток організації: m:Board Member Support
Перегляд стратегії — приблизно раз на 3 роки
Розвиток стосунків з іншими організаціями.
Розвиток системи афілійованих організацій
[ред.]Резюме підготовлено Тімом Моріцом Гектором: m:Development of organisations of the Wikiverse – what do we need to evolve?. Основні ідеї:
- Обдумати наші поточні структури підтримки та змінити їх так, щоб поліпшити співпрацю між афілійованими організаціями.
- Просувати здоровий, сталий організаційний розвиток як основу гарної участі в русі Вікімедіа
- Інвестувати більше грошей, часу та зусиль в організаційний розвиток в усьому русі, щоб підвищити співпрацю між афілійованими організаціями, краще використовувати знання та ресурси, та підтримувати професійні умови праці. Сильніші та впевненіші організації зможуть краще залучати людей з різними бекграундами для створення сильних і здорових спільнот.
Розвиток фінансової системи (гранти, пожертви)
[ред.]Резюме підготовлено Міхалом Бучинським та Миколою Козленком: m:Development of organisations of the Wikiverse – how should we disseminate the funds?. Основні ідеї:
- Фінансова підтримка афілійованих організацій мала б іти разом з нефінансовою (організаційною)
- Грантові команди (волонтери, працівники Фонду) потребують більшої кількості ресурсів.
Це резюме, на жаль, застаріло, оскільки паралельно з його підготовкою було оголошено про зміни системи грантів на 2018/19 фінансовий рік.
Роль відділень у стратегії руху до 2030 року
[ред.]Ми маємо стратегічний напрямок, що далі?
Equity = кожен отримує те, що йому потрібно. Це не equality - коли кожен отримує одне й те саме - а саме equity, коли кожен отримує за потребами. По суті це “врівняння шансів”. http://broccolicity.com/education-the-search-for-equity-not-equality/
У нас є:
- стратегічний напрямок
- є багато фідбеку та досліджень
- реальна можливість для змін
- сильна спільнота й стосунки між спільнотами та групами руху
- певний інтерес до подальшого напрямку
Наступний план:
- 07/2017 - 06/2018 - робота над стратегією
- 07/2018 - 06/2019 - перехідний період
- 07/2019 - 06/2020 - перший рік нової стратегії
Що буде на другому етапі:
- Визначити, що ми можемо змінити на кожному рівні
- Що нам потрібно змінити в наших ролях, ресурсах та відповідальностях?
- Як ми контекстуалізуємо та впроваджуємо цей напрямок у наших відділеннях? Які наші перші пріориттети?
- Які пріоритети окремих проектів та для пересічних дописувачів?
Питання: як ми як організації та рух працюємо одні з одними?
У квітні—липня 2018 буде зібрана головна команда (переважно з вікімедійців та представників афілійованих організацій, а не зовнішніх людини), робочі групи (6-8 робочих груп, до 10 в групі — волонтери, працівники та зовнішні експерти, лідер-працівник чаптера, запуск у Берліні), будуть задокументовані зусилля, багатомовні дискусії, обговорення на Вікіманії та в Берліні. Підсумком будуть рекомендації для всього руху.
На цьому етапі ми визначатимемо, як досягти успіху у впровадженні цього стратегічного напрямку, а не переосмислюватимемо його.
Основні теми:
- Ролі: як наші ролі й цілі зміняться (наприклад, національне представництво?)
- Ресурси: що зміниться в розвитку, навчанні, заходах, фінансах, розподілах коштів
- Обов’язки : локальні, регіональні й глобальні