International Board Retreat 2018

Зустріч членів Правління європейських відділень в Утрехті (Нідерланди), 24 та 25 лютого 2018.

Представник Організації: NickK

Представники інших відділень: Філіп Копецкі (Австрія), Тім Моріц Гектор (Німеччина), Джейзі Фрейзер (Велика Британія), Войтех Достал (Чехія), Матіас Бломгрен (Швеція), Міхал Бучинський (Польща), Франс Грейзенхаут (Нідерланди).

Основні теми:

• Ідеї щодо розвитку організацій: m:Board Member Support як основний ресурс
• Розвиток системи афілійованих організацій
• Розвиток фінансової системи (гранти, пожертви)
• Роль відділень у стратегії руху до 2030 року

Звіт є частково конфіденційним: https://docs.google.com/document/d/1RneCEYrjaUmRqlnGWAMurynivTFcOnUUAciThew3IIg/edit

Відкрита частина звіту:

Ідеї щодо розвитку організацій

Задокументовані права/обов'язки правлінців, працівників і волонтерів: m:Learning patterns/Division of tasks and responsibilities between board, staff and volunteers

Розвиток і проблеми організацій.

• Чотири етапи розвитку: Піонерська (неорганізований вікірух) -> Диференціація (формальна структура організації) -> Інтеграція -> Асоціація.
• Чаптери і спільноти взагалі стають ексклюзіоністськими (все вищий і вищий бар’єр для входу)
• Стратегія — це добре, але як зробити так, щоб волонтери нею зацікавилися й прислухалися до неї?

Вибір членів Правління:

• очікування — людина повинна очікувати, що вона робитиме в правлінні з одного боку, і що її можуть не обрати з іншого боку
• кооптація — деякі люди можуть допомогти правлінню, мають потрібні знання (напр., фінанси), але не дуже належать до спільноти — після кооптації таких людей зазвичай переобирає спільнота на наступні роки.
• мати “опис посади” (job description) для членів правління. Допомагає не лише для кооптації, а й узагалі
• добре мати в правлінні когось, хто працює в керівній ролі в реальному житті
• Сформувати «комітет виборів». Складається з волонтерів, цей комітет обирають ЗЗ, він шукає кандидатів до правління на наступний рік.

Вибір працівників:

• складний процес — відкритість проти конфіденційності, потрібно мати трохи професійності для пошуку працівників
• пріоритизація — ми навряд чи знайдемо ідеал, треба розставити пріоритети, від чого готові відмовитися.
• для обрання можна залучати неправлінців, які мають відповідний досвід. Можна питати працівників інших чаптерів (викондир іншого чаптера опитує кандидатів на викондира). Варіант — при обранні працівників сформувати комітет з мінімум одного правлінця, волонтера-неправлінця й існуючого працівника.
• дуже важливо, щоб було нормально з соціалізацією, якщо працівник буде мати стосунки зі спільнотою (щоб не посварилися). Якщо менеджер по спільноті — має й ходити на вікізустрічі та ні з ким там не сваритися.
• коли брати викондира? Викондир — якщо кілька працівників, і керівництво ними йде не дуже добре. Зазвичай починають з офіс-менеджера або викондира. Якщо починати з менеджера проектів — дуже велике навантаження на структуру, і у правлінні хтось має виділити достатньо часу. Викондир = потрібен кількарічний план.

Стосунки між правлінцями і працівниками:

• Комітет з трьох членів (1 з правління, 1 із ЗЗ, 1 від працівників), який слідкує за дотриманням кодексу гарного управління організацією. Фактично стосунки правління-працівники визначаються цим кодексом.
• На майбутнє — правління визначає чіткий річний план та вказує працівникам, над якими акцентувати увагу.
• Професійний розвиток працівників — давати можливість працівникам розвивати і здобувати нові знання. Переконатися, що у них є можливість здобути знання, які потрібні з розвитком роботи.
• Слідкувати за змінами в законодавстві, що їх контракти досі юридично відповідні.

Розвиток організації: m:Board Member Support

Перегляд стратегії — приблизно раз на 3 роки

Розвиток стосунків з іншими організаціями.

Розвиток системи афілійованих організацій

Резюме підготовлено Тімом Моріцом Гектором: m:Development of organisations of the Wikiverse – what do we need to evolve?. Основні ідеї:

• Обдумати наші поточні структури підтримки та змінити їх так, щоб поліпшити співпрацю між афілійованими організаціями.
• Просувати здоровий, сталий організаційний розвиток як основу гарної участі в русі Вікімедіа
• Інвестувати більше грошей, часу та зусиль в організаційний розвиток в усьому русі, щоб підвищити співпрацю між афілійованими організаціями, краще використовувати знання та ресурси, та підтримувати професійні умови праці. Сильніші та впевненіші організації зможуть краще залучати людей з різними бекграундами для створення сильних і здорових спільнот.

Розвиток фінансової системи (гранти, пожертви)

Резюме підготовлено Міхалом Бучинським та Миколою Козленком: m:Development of organisations of the Wikiverse – how should we disseminate the funds?. Основні ідеї:

• Фінансова підтримка афілійованих організацій мала б іти разом з нефінансовою (організаційною)
• Грантові команди (волонтери, працівники Фонду) потребують більшої кількості ресурсів.

Це резюме, на жаль, застаріло, оскільки паралельно з його підготовкою було оголошено про зміни системи грантів на 2018/19 фінансовий рік.

Роль відділень у стратегії руху до 2030 року

Ми маємо стратегічний напрямок, що далі?

Equity = кожен отримує те, що йому потрібно. Це не equality - коли кожен отримує одне й те саме - а саме equity, коли кожен отримує за потребами. По суті це “врівняння шансів”. http://broccolicity.com/education-the-search-for-equity-not-equality/

У нас є:

• стратегічний напрямок
• є багато фідбеку та досліджень
• реальна можливість для змін
• сильна спільнота й стосунки між спільнотами та групами руху
• певний інтерес до подальшого напрямку

Наступний план:

• 07/2017 - 06/2018 - робота над стратегією
• 07/2018 - 06/2019 - перехідний період
• 07/2019 - 06/2020 - перший рік нової стратегії

Що буде на другому етапі:

• Визначити, що ми можемо змінити на кожному рівні
• Що нам потрібно змінити в наших ролях, ресурсах та відповідальностях?
• Як ми контекстуалізуємо та впроваджуємо цей напрямок у наших відділеннях? Які наші перші пріориттети?
• Які пріоритети окремих проектів та для пересічних дописувачів?

Питання: як ми як організації та рух працюємо одні з одними?

У квітні—липня 2018 буде зібрана головна команда (переважно з вікімедійців та представників афілійованих організацій, а не зовнішніх людини), робочі групи (6-8 робочих груп, до 10 в групі — волонтери, працівники та зовнішні експерти, лідер-працівник чаптера, запуск у Берліні), будуть задокументовані зусилля, багатомовні дискусії, обговорення на Вікіманії та в Берліні. Підсумком будуть рекомендації для всього руху.

На цьому етапі ми визначатимемо, як досягти успіху у впровадженні цього стратегічного напрямку, а не переосмислюватимемо його.

Основні теми:

• Ролі: як наші ролі й цілі зміняться (наприклад, національне представництво?)
• Ресурси: що зміниться в розвитку, навчанні, заходах, фінансах, розподілах коштів
• Обов’язки : локальні, регіональні й глобальні