Загальні збори №17/Постмортем

Загальні збори 2024: Повідомлення • Тимчасовий порядок • Реєстрація учасників • Звіти Організації та Правління • Звіт РК • Кандидатури до Правління та РК • Форма довіреності • Порядок денний і регламент • Рішення • Протокол • Фото • Посібник з таємного голосування • Звіт + постмортем

На цій сторінці викладений постмортем до Загальних зборів ГО «Вікімедіа Україна» 2024 року. Мета — зафіксувати вивчене, щоб зберегти хороше і виправити невдале для наступних подій.

Дисклеймер: ця сторінка написана значно мірою з особистої перспективи координатора заходу / голови президії зборів. Вона може не відображати позицію інших індивідуальних членів організаційної команди зборів і тим більше усієї організації.

У чому був виклик події

Вперше в історії організації Загальні збори відбувалися в гібридному форматі — офлайн і онлайн. Це зробило їх технічно складнішими, ніж якщо організовувати збори просто офлайн чи просто онлайн.

Також з огляду на реалії війни треба було передбачити, щоб збори не зірвалися через технічні проблеми: наприклад, масові відключення світла чи масштабні російські атаки в день зборів. (NB: на щастя, на практиці форсмажорних подій не сталося і дні зборів пройшли досить спокійно для Києва/України; але вони цілком могли статися).

Також, як показав досвід попередніх зборів, можливим викликом для тривалості події могла стати потреба в другому/третьому турі виборів керівних органів у випадку нічиєї в першому турі. (На практиці у 2024 році цього не сталося).

Що було добре

Сам факт того, що зібрали членів організації на загальні збори вперше з початку повномасштабної війни.
Розклад події:
- Два дні на збори, а не один — достатньо часу, щоб розглянути всі питання порядку денного, навіть випадок форсмажорів. На практиці навіть випереджали графік.
- Час на стратегічні обговорення у проміжку між зборами
  - Якісне опитування для онлайн-учасників замість стратегічних обговорень, які проводилися для офлайн-учасників
Локація:
- Офлайн-частина була одразу в укритті, тому можна було не зупинятися на час повітряних тривог
- Офлайн-частина була у приміщенні, де загалом не відключали світло, навіть під час планованих відключень (більшість інших можливих локацій обладнані генератором, що дещо гірше, бо може потребувати додаткового часу на переключення на генератор і з нього)
Планування:
- Детально продуманий і прописаний наперед план події
- Розподілені ролі президії та мандатно-лічильної комісії з онбордингом перед зборами
Комунікація з учасниками зборів:
- Детальна комунікація перед зборами
- Телеграм-чат під час зборів, де можна було стежити в режимі реального часу
Якісна підтримка Фонду Вікімедіа для запуску інструменту таємного голосування

Що пішло не так / що треба покращити на майбутнє

Якщо припускати, що наступні збори також будуть гібридними, що дуже ймовірно

Були проблеми з гібридністю — онлайн-учасники не завжди чули всіх офлайн-учасників (особливо тих, хто були ззаду кімнати, а не виступали попереду), а офлайн-учасники ззаду кімнати не завжди гарно чули/бачили онлайн-частину (див. також фідбек на сторінці обговорення зборів).
Ідеї, як це покращити на майбутнє (NB: потребують більше фінансових і/або людських ресурсів, ніж було використано на зборах 2024):
- Щоб місце для спікера в офлайні було налаштовано так, щоб його бачили гарно і офлайн, і онлайн (наразі було так, що або ведучий сидів перед комп'ютером і його гарно було видно в онлайні, але він був спиною до офлайн-учасників; інших офлайн-спікерів було гарно видно в офлайні, але не ідеально видно і чутно в онлайні). Можливо, додати додаткову камеру і мікрофон.
  - Також щоб онлайн-учасники краще бачили офлайн-зал. (Додаткова камера).
- Щоб онлайн-учасників було краще чутно в залі, зокрема ззаду (додаткові колонки / звукова система)
- Виводити картинку в офлайн-залі на всі монітори, а не один (у поточній системі це було фактично неможливо, бо вимагало підключати окремий комп'ютер до кожного монітора)
Цитата з фідбек-опитування: «В ідеалі на наступні гібридні збори краще зробити якось так: президія сидить з ноутбуком обличчям до зали, бачить онлайн-учасників на екрані ноутбуку, а присутніх перед собою. Одна камера показує доповідача/ку, іншу — залу. І мати колонки, щоб онлайн-учасників було чути».
Були короткотермінові проблеми з інтернетом в офлайн-залі. На майбутнє варто одразу передбачати дротове підключення до інтернету для основних комп'ютерів.
Нетаємне голосування мандатами в офлайн-частиині не спрацювало, було швидше і ефективніше озвучувати голоси (швидко переключилися; наступного разу треба одразу так починати)
При можливості треба давати більше часу на питання кандидатам до Правління і РК
У програмі зборів 2024 часу на це було мало для економії загального часу події + бо теоретично питання можна було ставити на сайті до зборів (але очевидно, що на практиці значно більше шансів, що учасники ставитимуть питання на самих зборах, ніж що вони виділять час зробити це наперед на сайті). Якщо наступні збори пройдуть у сприятливішій обстановці, можна виділити більше часу на цю частину.

Думки

Організовувати офлайн/гібридні події досить дорого, тож варто на майбутнє подумати про способи економії бюджету там де це можливо (зокрема щоб інвестувати у якісну локацію з технічним обладнанням для гібридності і в укритті, якщо збори будуть під час війни). Можливо, м'яко пропонувати тим членам організації, які мають безпроблемну фінансову можливість оплатити власну дорогу і проживання, зробити це. І/або переводити більшу частину учасників у онлайн, а стипендію на офлайн-участь робити чимось, що потрібно в певному сенсі «заслужити» (наприклад, працювати в оргкомітетах проєктів організації чи брати активну участь у стратегічних обговореннях до зборів).